【初心者向け】グループウェアとは？特徴や人気のものをご紹介！

近年、業務の効率化が重視されることが多くなり、「グループウェア」と呼ばれるツールが様々な企業で導入されるようになりました。

しかし、グループウェアには有料のものから無料のものまで多くの種類が存在し、使用するツールによってできることも異なります。

そこで今回は「グループウェアの導入って大変そう……」と考えの方や、「そもそもグループウェアって何なの？」とお困りの方に向けて、特徴や、メリット・デメリット、おすすめのグループウェアまでご紹介していきます！

グループウェアとは？

グループウェアとは、ネットワークを活用して情報を共有したり、業務効率化を図るツールのことを指します。

代表的な機能として、社内チャットやファイル共有、掲示板機能などが挙げられます。オンプレミス型と呼ばれる、PCに直接インストールするものとクラウド機能を用いてweb上で使用するものが存在し、使い方によって様々な種類の中から選ぶことができます。

グループウェアを利用するメリット

さて、そんなグループウェアですが、実際に利用する際のメリットにはどんなものが存在するのでしょうか。

【グループウェアのメリット①】情報の共有がしやすくなる

グループウェアでは、ファイルなどをクラウドで一元管理することで、情報へのアクセス性を向上させることが可能です。

様々な端末からアクセスでき、いつでもどこでも情報を確認できるのもグループウェアの嬉しいポイントです。

【グループウェアのメリット②】円滑なコミュニケーションが可能に

社内SNSやチャット機能を利用することで、迅速に円滑なコミュニケーションをとることができるようになります。

ビデオ通話機能を備えているグループウェアも多く存在し、決まった時間に、わざわざ会議室に集まる必要もなくなります。

【グループウェアのメリット③】業務効率化を図ることができる

上記の機能に加え、各グループウェアには様々な業務効率化を促すツールが備えられています。

それぞれの企業に適切なグループウェアを選択するように心がけましょう。

【グループウェアのメリット④】セキュリティの向上

グループウェアの中には、強固なセキュリティによって守られているものも多数存在します。

クラウド上にデータを保存することに、安全性の面で不安を覚える方は、ぜひグループウェアを選択する際にセキュリティも考慮してみてはいかがでしょうか。

グループウェアを利用する際のデメリット

一方で、グループウェアを利用することによるデメリットもいくつか存在します。一体、どのようなものが挙げられるのでしょうか。

【グループウェアのデメリット①】社内に定着しないリスク

グループウェアの導入が社員に過度な負担をかけてしまう場合、その利用が促進されないことによって社内に定着しない可能性が出てきます。

グループウェアを利用するには決して安くない費用が掛かるため、「従業員にどのようなメリットをもたらすのか」「導入時にどれだけの負担がかかるのか」ということをしっかりと考慮し、検討することをおすすめします。

【グループウェアのデメリット②】情報漏えいの可能性

メリットの項目でも述べましたが、クラウド上にデータを保存するグループウェアは、基本的にしっかりとしたセキュリティによって守られています。

しかしその反面、十分な安全性が保たれていないが存在するのも事実。

グループウェアを導入する際は、さまざまなポイントからセキュリティ基準を考慮し、導入することが必要不可欠です。

【グループウェアのデメリット③】無駄なコミュニケーションの増加の可能性

社内SNSなどを用いることで、コミュニケーションを活発にすることができる一方で、重要な情報などがその中に埋もれてしまう可能性があります。

グループウェア導入時には、使い方をしっかりと設定したうえで利用するように心掛けましょう。

人気の有料グループウェア5選をご紹介！

ここからは、数あるグループウェアの中から、人気の有料グループウェアを5つご紹介いたします！

有料なだけあってどれも間違いないものばかりです。ぜひそれぞれの企業にぴったりの機能を持ち合わせたものを選んでください。

【有料グループウェア①】Office 365

特徴

Office 365は、Microsoftによって提供されているグループウェアです。

クラウド型のグループウェアであり、wordやexcelなどがオンラインで使えるようになるほか、社内用のSNSやサイト作成用のツールなど、業務に必要な基本的な機能が揃っています。

利用料金

【有料グループウェア②】G Suite

特徴

G Suiteは、Googleによって提供されているグループウェアです。

G Suiteには、Gmailなどの無料でも利用できるツールも多く含まれていますが、G Suiteで利用できるものは機能が強化されており、さらに使いやすく調整されています。

さらに、webアプリケーションを簡単に開発できるGoogle App MakerなどG Suiteを導入することでしか利用できないツールが揃えられているほか、セキュリティも強固である点など、とても使いやすいグループウェアです。

利用料金

【有料グループウェア③】サイボウズOffice

特徴

サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社によって提供されているグループウェアです。

クラウド型とパッケージ型から選ぶことができ、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性と、セキュリティの強固さから多くの企業あら人気のあるグループウェアです。

利用料金

・クラウド型

・パッケージ型

【有料グループウェア④】kintone

特徴

kintoneはサイボウズ株式会社によって提供されているグループウェアです。

サイボウズOfficeと同様にサイボウズ株式会社によって提供されていますが、この2つのグループウェアの1番の違いはカスタマイズ機能の差です。サイボウズOfficeと比較して、kintoneの方が柔軟なカスタマイズをすることができます。

また、サイボウズOfficeが日本語にしか対応していないのに対して、kintoneは日・中・英語に対応している点、サイボウズOfficeであればパッケージ型を利用できる点も違いとして挙げられます。

しっかりとカスタマイズをし、「自社にピッタリ合ったグループウェアを利用したい」という企業には最もおすすめです。

利用料金

【有料グループウェア⑤】desknet’s NEO

特徴

desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンによって提供されているグループウェアです。

最大の特徴はコストパフォーマンスの高さ。ほかのグループウェアと比較してみると、低価格でありながら様々な機能を備えており、セキュリティの安全性もばっちりです。

しかし、グループチャットが存在しないため、社内コミュニケーションを活発化させたいという企業には不向きかもしれません。

利用料金

・クラウド型

・小規模パッケージ型（300ユーザーまで）

・大規模パッケージ型（300人以上）

人気の無料グループウェア9選をご紹介！

続いて、無料で使用できるグループウェアを９選をご紹介します。

無料といえど、どれも業務効率化にしっかりと役立ってくれるものを厳選しました。「グループウェアにあまりお金をかけたくない」という方はまずはこちらからご覧ください。

【無料グループウェア①】Microsoft Teams

特徴

Microsoft Teamsは、Microsoftによって提供されているグループウェアです。

チャットツールとして提供されていますが、オンライン会議や共同編集、ファイル共有なども行うことができ、しっかりとしたグループウェアとして利用することができます。

利用料金

Microsoft Teamsは、Ofice365の無料版として位置づけられています。

より多くの機能やストレージ容量を希望する場合は、Office 365へアップグレードしてみてはいかがでしょうか。

【無料グループウェア②】 R-GROUP

特徴

R-Groupの特徴はなんといっても利用期間・人数共に無制限で、オンラインストレージも使い放題なところ。ファイルの共有や、掲示板、チャットや名刺管理など、基本的な機能を一通りそろえており、その使いやすさにも定評があります。

無料のグループウェアをお探しの方は、ぜひ一度目を通してみてはいかがでしょうか。

利用料金

無料

【無料グループウェア③】 iQube

特徴

iQubeは、株式会社ガイアックスによって提供されているグループウェアです。

無料プラン、スタンダードプラン、プレミアムプランが存在し、無料プランでは利用人数が10人まで、ストレージの上限が30MBなどの制限が掛かってしまいます。

人数やストレージに不満を感じる場合は、スタンダードプラン、プレミアムプランへのアップグレードを検討してみてはいかがでしょうか。

利用料金

【無料グループウェア④】 Chat&Messenger

特徴

Chat&Messengerはビジネスチャットをメインの機能としたグループウェアです。

チャット機能のほかに、音声・ビデオ通話やスケジュールの共有管理機能などを備えており、社内のコミュニケーション活性化に役立ちます。

無料プラン以外にも様々なプランが存在しますが、上記のような基本的な機能は無料でも使用することができるため、お金をかけずとも役立ってくれるグループウェアといえるでしょう。

利用料金

【無料グループウェア⑤】 enclo

特徴

encloの1番の強みは何といってもその使いやすさ。

直感的な操作が可能で、誰でも簡単に使用することができるグループウェアの一つです。

グループ内チャット機能やファイル共有機能、手書きも可能なメモ機能など多くの機能が搭載されており、無料プランでも十分活躍してくれるグループウェアです。

利用料金

【無料グループウェア⑥】 GROUP SESSION

特徴

GROUP SESSIONは日本トータルシステムによって提供されているグループウェアです。

もちろん無料のプランでも基本的な機能は使用でき、オプションでモバイル版の使用、通知機能を付けることも可能です。

利用料金

その他にも中・大規模企業向けのGroupSession ZIONというプランも存在します。

詳しくはhttps://groupsession.jp/price/zion.htmlをご覧ください。

【無料グループウェア⑦】 Chatwork

特徴

Chatworkはchatwork株式会社によって提供されているグループウェアです。

社内コミュニケーションに特化したグループウェアであり、グループチャットやビデオ通話を行うことができます。

さらに、タスク管理機能も搭載されており、グループ単位でそれぞれのメンバーがタスクを作成し、共有することができるのもChatworkの強みと言えるでしょう。

利用料金

【無料グループウェア⑧】 Stock

特徴

Stockは「チャットだと情報の流れが速く、ファイル管理がめんどうになってしまう」という悩みを解消することができるグループウェアです。

とてもシンプルな作りで使いやすく、簡単に情報ストックとタスク管理ができるようになります。

しかし、無料プランではストレージ容量が1GBと少なく設定されているので、本格的に使用する場合は有料のプランを導入することをおすすめします。

利用料金

【無料グループウェア⑨】 e-Broad office

特徴

e-Board officeは、イーブロードコミュニケーションズ株式会社によって提供されているグループウェアです。完全無料で使用することができ、基本的な機能はもちろん、50MBまでのファイル便とメンバーの在籍確認をすることもできます。

他には見られない機能が揃っているため、こちらも無料でしっかりと業務効率化に役立つグループウェアです。

利用料金

無料

まとめ

今回は、グループウェアについての基本と、おすすめのものについてご紹介しました。

今や企業にとって必要不可欠な存在と言っても過言ではないグループウェア。使いこなせているか否かが企業の今後を大きく左右してしまうでしょう。

ぜひ今回の記事を参考に、どのグループウェアをどのように導入するかを検討してみてはいかがでしょうか。

QQLNEでは、今回ご紹介したようなグループウェアの活用セミナーや、G Suiteの導入・プランニングを行っています。

「グループウェアを導入してみたい！」「グループウェアについて知識を深めたい！」といった方は、ぜひ下ページからご連絡ください。

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