業務効率化ツール20種をご紹介！有料・無料別のおすすめも！

働き方改革が促進されている昨今、業務効率化を図ることは多くの企業にとって必要不可欠なものになってきています。
そこで今回は、そんな業務効率化に役立つツール20選をご紹介いたします！
生産性の向上や無駄な経費の削減など、さまざまなメリットをもたらしてくれるイチオシのツールばかり。
さっそく見ていきましょう！

業務効率化とは？

まず最初に、「業務効率化」の意味についておさらいしておきましょう。

業務効率化とは、普段行っている業務の生産性を高めるために、無駄なプロセスや改善できるポイントを洗い出して改善することで、コストを削減することを指します。

業務効率化を図ることによって、多くのメリットを得ることができます。

さらに、生産性の向上はもちろんのこと、残業時間の減少やルーチンワークの自動化などによって、社員一人ひとりの働きやすさもアップさせることができます。

業務効率化ツールを選ぶ時のポイント

次に、業務効率化ツールを選ぶ際のポイントをご紹介していきます。

業務の無駄・削れるポイントを把握する

まずはどのような種類の業務効率化ツールを導入するか決めるために、業務の中で無駄な場所、削れるポイントの洗い出しを行います。

その後、洗い出した複数の問題点を最も改善することができるツールを選択しましょう。この記事の後半で、おすすめの業務効率化ツールをご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

基本的な部分ですが、この段階で見落としや勘違いをしてしまうと業務効率化の効果が大幅に薄れてしまいます。しっかりと取り組むようにしましょう。

業務効率化ツール導入時の負担を考慮する

また、業務効率化ツールの検討時には、「ツールの導入が社員へどの程度負担を与えるか」ということを考慮することをおすすめします。

負担が大きすぎると、せっかく導入したツールが定着しない可能性があります。

そのような状況を防ぐ為にも、実際に使用する社員への細かなヒアリングを行い、どれだけの負荷がかかるのかを事前に把握しておくようにしましょう。

既存ツールと業務効率化ツールとの親和性を考える

新たに導入する業務効率化ツールと、既に企業内で使用されているツールとの親和性も考慮する必要があります。

特に、事業部単位などで利用する場合、他事業部で使用しているものの特徴や機能などを把握し、うまく連携の取れるようなツールを選択することができるとより良いでしょう。

有料の業務効率化ツールおすすめ5選！

実際に、有料の業務効率化ツールのおすすめをご紹介していきます。

ここで紹介しているものは、すべて既に多くの企業で利用されており、実績のあるものばかり、導入を検討されている方はとりあえずこちらから検討されることをおすすめします。

【有料業務効率化ツール①】Office365

Office365は、MIcrosoftによって提供されている業務効率化ツールです。

• ビジネスメール
• ファイル共有機能
• 共同作業機能
• Skypeを用いたビデオ会議
• WordやExcelなどの多彩なアプリケーション

などの多彩な機能を備えています。Microsoftが提供しているツールなだけあり、セキュリティも抜かり無し。プランも家庭向けから大企業向けのものまで多様なバリエーションが揃えられており、使用する人にピッタリのプランを選べるのも嬉しいポイントです。

「とりあえず基本的な機能が揃ったもの利用したい」という企業におすすめです。

【有料業務効率化ツール②】G Suite

G SuiteはGoogleによって提供されている業務効率化ツールです。

使い勝手の良い様々なサービスが用意されており、業務効率化の効果もかなり期待できるツールです。G Suiteの機能の中には、G mailやGoogleスプレッドシートなど無料で使用できるものもいくつか含まれています。

導入をお悩みの方は、まずは無料プランを利用してみてはいかがでしょうか。

【有料業務効率化ツール③】サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社によって提供されている業務効率化ツールです。

多くの企業で利用されており、評判も高い業務効率化ツールの1つ。web上で使用するクラウド版と、お使いのPCに直接インストールして使用するオンプレミス型から選ぶことができるものメリットといえるでしょう。

実用的なツールも盛りだくさんで、とても使いやすいのも特徴です。

【有料業務効率化ツール④】kintone

kintoneは、上記のサイボウズOfficeと同様、サイボウズ株式会社から提供されている業務効率化ツールです。どちらを利用するべきかお悩みの方も多いのではないでしょうか。

kintoneの1番の特徴は、その高度なカスタマイズ性能。基本的な機能に加えて独自アプリを作成することもでき、利用するそれぞれの企業にピッタリのサービスを構築することができます。

さくっと利用したい方はサイボウズOffice、しっかりと自社にあったツールを使いたい方はkintoneを導入することをおすすめします。

【有料業務効率化ツール⑤】desknet’s NEO

desknet’s NEOは株式会社ネオジャパンによって提供されている業務効率化ツールです。

その最大の特徴はコストパフォーマンスの高さ。他の業務効率化ツールに比べ低価格ながら、基本的な機能を網羅しており、かなりお得に導入することができます。

しかしその一方で、グループチャット機能が備えられていないため、社内コミュニケーションを活発化させたいという企業には不向きかもしれません。

無料の業務効率化ツールおすすめ15選！

【無料業務効率化ツール①】Slack

Slackは、多くの企業で導入されている、社内チャット機能をメインとする業務効率化ツールです。

世界中での企業で導入されているSlack。何故こんなにも流行しているのでしょうか。その理由として第一に挙げられるのが、その使いやすさです。シンプルながら、「チャット投稿後の修正」、「様々な他のツールとの連携」、「ファイルの共有が手軽」など、ユーザー目線で作られた便利な機能が多く揃えられています。

2つ目に、理由として挙げられるのが、そのエンターテイメント性です。

オリジナルの絵文字を作成できたり、チャットルームを自分好みにカスタマイズすることもできます。

このように、シンプルなビジネスツールというわけでなく、遊び心が各所にふんだんに散りばめられている点は、他のツールには見られない特徴でしょう。

【無料業務効率化ツール②】Dropbox

Dropboxはクラウド上にデータを保存できる業務効率化ツールです。

こちらも、個人・法人問わず、多くの場面で使用されている大人気ツールです。クラウド上にデータを保存することによって、いつでもどこでも、どの端末からでもデータにアクセスすることができるようになります。

無料版では、アップロードできる容量が2GBまでと少し物足りないため、それ以上の容量を利用したい場合は有料版へのアップグレートをおすすめします。

【無料業務効率化ツール③】Trello

Trelloは、タスク管理を行うための業務効率化ツールです。

上の画像のようにフェーズごとにグループ化し、すべてのタスクを可視化し、管理しやすくすることができます。カード化したタスクはドラッグ＆ドロップで移動することができ、フェーズが移行した時にも簡単に対応可能です。

さらに、タスクごとに担当者、締切、メモ、タグなどを設定することができ、情報も漏らすことなく共有することができます。

その他にもGmailなどの様々な外部ツールとの連携が可能で、とても使いやすい業務効率化ツールです。

【無料業務効率化ツール④】Evernote

Evernoteは、メモ機能に特化した業務効率化ツールです。

テキストはもちろんのこと、画像や音声ファイルなども記録することができます。クラウド上に保存するので、様々なデータを一元管理し、そのアクセス性や共有の容易さをアップすることで業務効率性も向上させることができます。

また、画像内のテキストを認識してくれるので、紙に書いたメモなども効率的に管理することができます。

【無料業務効率化ツール⑤】R-GROUP

R-GROUPは、数多くの企業で利用されている、完全無料の業務効率化ツールです。

これ1つ導入するだけで、業務効率化に役立つ様々な機能を使用することができます。利用ユーザー数、ストレージ容量共に制限なく使用でき、大規模企業でも十分に利用することができます。

【おすすめ無料ツール⑥】e-Broad office

e-Broad officeは、イーブロードコミュニケーションズ株式会社によって提供されている業務効率化ツールです。

スケジューラーやToDoリスト、掲示板などの機能をそろえており、社員の在籍確認が可能な点も嬉しいポイントです。

しかしデメリットとして、スマートフォンなどのモバイル端末では、使用できる機能が限られてしまう点が挙げられます。

【おすすめ無料ツール⑦】GRIDY

GRIDYは、基本的な機能が充実しているだけでなく、アクセス制限機能やデータ通信の暗号化など、強固なセキュリティ環境が整えられているのが特徴です。安全面を重視したい企業におすすめの業務効率化ツールといえるのではないでしょうか。

しかしその一方で、電話・メールによるサポートが受けられないため、しっかりとしたサポートを受けたい方はにはおすすめできません。

【無料業務効率化ツール⑧】Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Mcrosoftによって提供されている業務効率化ツールです。

チャットツールとしての機能に特化しており、音声・ビデオ通話やファイル管理などの機能が揃えられています。Microsoftが提供しているだけあって、その使い勝手やセキュリティは確かなものです。

どの業務効率化ツールにするかお悩みの方は、とりあえず最初にこちらを使ってみることをおすすめします。

【無料業務効率化ツール⑨】iQube

iQubeには、ログイン認証、アクセスIP制限、サービスの24時間監視、ファイアウォールの設置など、セキュリティ機能が充実しています。

さらに情報漏洩対策はもちろん、社内への情報統制にも配慮が行き届いているため、セキュリティを重視している企業におすすめの業務効率化ツールです。

【無料業務効率化ツール⑩】Chat&Messenger

Chat&Messengerは、ユーザー目線で作られた、便利な機能が多く揃っているのが特徴。通話中のデスクトップ共有機能やチャット時に活用できるテンプレートの作成機能などの、かゆいところに手が届くような機能が使用できます。

また、導入時に社内のユーザーを自動で認識してくれるため、面倒な設定の必要もありません。無料でもしっかりと役立ってくれる業務効率化ツールです。

【無料業務効率化ツール⑪】enclo

encloの1番の特徴はその使いやすさ。まるでLINEのような操作画面で、初めて使う方でもすぐにその使い心地に慣れることができることができるのではないでしょうか。

また、手書きのテキストやスタンプも送ることができ、社内コミュニケーションを活発化させたい企業におすすめの業務効率化ツールといえるでしょう。

【無料業務効率化ツール⑫】GROUP SESSION

GROUP SESSIONは、ユーザ数の制限なく利用することができ、機能も豊富。コストパフォーマンスの高い業務効率化ツールといえるのではないでしょうか。

さらに、3つのプランがある他に、無料版では有償で様々なオプションを追加することもできます。それぞれの企業に適切な料金体系と機能を細かく設計できるのもメリットとして挙げられます。

【無料業務効率化ツール⑬】Chatwork

chatworkは、その名の通りビジネスチャットツールとしての側面が強く、社内だけでなく社外とのコミュニケーションにも利用することができます。また、GmailやGoogleカレンダーなどの様々な外部ツールとも連携可能な点も強みです。

無料プランでもユーザー数に制限は無く、ストレージ容量も5GBと比較的大きく設定されており、かなり使いやすい業務効率化ツールであるといえるでしょう。

【無料業務効率化ツール⑭】Stock

Stockは、”驚くほど簡単に「チームの情報ストック」と「タスク管理」ができる”というコンセプト通り、シンプルかつ使いやすい機能が揃っているのが特徴。

上記のコンセプトへの専門性を高めて設計されており、汎用的なツールを求めている企業には不向きかもしれませんが、上記の点を改善したいと考えている場合には、とてもおすすめできる業務効率化ツールです。

【無料業務効率化ツール⑮】Zoho Connect

Zoho Connectの1番のメリットは、無料プランでも独自アプリを開発できる点です。ドラッグ＆ドロップなどを用いることで、プログラミングなどの専門知識をまったく必要とせずアプリの作成が可能。

簡単に、それぞれの企業が必要としている機能を備えたツールを生み出すことができます。

しかしその一方で、サポートサイトが日本語に対応していない点がデメリットとして挙げられます。英語が苦手な方には不便に感じられることがあるかもしれません。

まとめ

今回は、業務効率化ツールについてご紹介しました。

生産性の向上をはじめとする、様々なメリットをもたらしてくれる業務効率化。今回ご紹介したようなツールを用いることで、効果的に促進することができます。

多くの企業がその取り組みに乗り出している今、ぜひ今回の記事をご覧の方も、業務効率化ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

QQLNEでは、今回ご紹介したような業務効率化ツールに関するセミナーや、G Suiteの導入支援などを行っています。ご利用を検討されている方は、ぜひ下記ページからご連絡ください。

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