5分でわかる！G Suiteの機能やメリット、使い方をご紹介

Googleが提供する業務効率化ツールで、実際に様々な企業で利用されているG suite。

すでに多くの人や会社で導入されているとはいえ、「G Suiteって何？」「G Suieで一体に何ができるようになるの……？？」という方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな方や、実際に導入を検討されている方に向けて、G Suiteの機能やメリット、使い方をご紹介いたします。

G Suiteとは？

G Suiteとは、Googleによって提供されているグループウェア（ネットワークを用いて業務効率化を図るツール）です。

GmailをはじめGoogleスプレッドシートやGogleフォームなど、普段の業務を効率化することができる様々なツールが揃えられています。

G Suiteの特徴

【G Suiteの特徴①】初期導入がしやすい

G Suiteは初期費用が掛からずインストールを行うだけ。面倒な工事やセットアップを行う必要がありません。アップデートも自動で行われるため常に最新の機能を利用することが可能です。

【G Suiteの特徴②】3つのプランから適切なものを選べる

G SuiteにはBasic、Business、Enterprizeの3つの料金プランがあり、それぞれ金額や使用できるツール、クラウドストレージの容量などが異なります。

詳しくは以下のページで紹介しているので、是非ご覧ください。

【G Suiteの特徴③】手厚いサポートを受けられる

G Suiteでは24時間、365日サポートを受けることができます。

電話やメール、チャットでの対応を受け付けています。他のグループウェアと比較しても手厚いサポートと言えるのではないでしょうか。

【G Suiteの特徴④】共同作業が簡単にできる

後ほど詳しく説明しますが、G Suiteに含まれているツールであるGoogleスプレッドシートやGoogleスライド、Googleドキュメントを利用することで、離れたところにいる相手とも簡単に共同作業ができるようになります。

G Suiteで使える機能一覧

【G Suiteの機能①】Gmail

通常、無料でも使用することができるGmail。G Suiteによって提供されているGmailでは、独自ドメインを簡単に作成することができます。

【G Suiteの機能②】 Googleカレンダー

G Suite内で提供されているものは、無料で使用することができるものと比べて他のツールとの連携性が強化されています。さらに、特定の相手や社内全体に予定を共有できるようになっている点もG Suite版のメリットと言えるでしょう。

【G Suiteの機能③】Googleハングアウト

Googleハングアウトとは、チャットやビデオ・音声通話をすることができるコミュニケーションツールです。離れたところにいても、G Suiteを用いることで円滑なコミュニケーションやリモートでの会議を簡単に行うことができます。

【G Suiteの機能④】Googleドライブ

Googleドライブとは、クラウド上に写真や様々なファイルを保存・共有できるサービスのこと。

誰でも15GBまでなら無料で利用することが可能。G Suiteを利用している方であればBasicプランなら30GBまで、BusinessまたはEnterprizeプランの場合は無制限でストレージを利用することができます。

これによって、G Suiteならより多くのファイルなどをアップロードすることが可能になり、社内でのファイル共有もより容易になります。

【G Suiteの機能⑤】Googleドキュメント

GoogleドキュメントとはG Suite内の文書作成ツールのこと。ご存知の方が多いWordとほとんど同じ使い方をすることができます。

GoogleドキュメントとWordの1番の近いはリアルタイムで編集が保存される点です。ほかのユーザーと同時に作業をすることも可能で、ドキュメント内でチャットをすることもでき、離れた場所にいても、共同作業を簡単に行うことができます。

【G Suiteの機能⑥】Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、Excelとほとんど同じ機能・操作性を備えた表計算ツールのこと。

こちらも、他のユーザーと同時に作業をすることができる機能が備わっています。

【G Suiteの機能⑦】Googleスライド

こちらも上記2つのツールと同様に、プレゼンテーション用のスライドを場所を問わずに、作成、編集、共同作業ができるG Suite内のツールです。

【G Suiteの機能⑧】Googleフォーム

アンケートや投票、問い合わせフォームを作成することができるツール。

様々な質問形式を設定することができ、誰でも簡単に思い通りのフォームを作ることができます。集計も容易に行うことが可能で、時間や手間を省き業務効率を向上させる役割も果たしてくれます。

【G Suiteの機能⑨】Googleサイト

Googleサイトは、ホームページを作成することができるツールです。

直観的な操作が可能で、他のウェブサイト作成ツールと比べて簡単にホームページを作ることができる点が特徴として挙げられます。このような他のグループウェアに見られないような機能が揃っている点もG Suiteの強みといえるでしょう。

【G Suiteの機能⑩】Google App Maker

webアプリケーションを簡単に開発することができるプラットフォームです。

HTMLやCSSといった専門的な知識を必要とせず、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でエンジニア職でない方でもwebアプリケーションを開発することができる優れもの。

また、G Suite内の他のサービスととも連携させることも可能。使い方次第で様々なことができるのも嬉しいポイントです。

【G Suiteの機能⑪】Google Keep

Google Keepは、メモ用のツールです。

通常のメモ機能に加えて、チェックリストの作成や音声入力、写真でのメモ作成、リマインダー機能なども備えてられており、G Suite内のほかのサービスと親和性高く利用することができます。

こちらも、googleアカウントによって管理されているため、いつでもどこでも、どの端末でもメモを確認することができます。

【G Suiteの機能⑫】Google Cloud Search

Google Cloud Searchを用いることで、Gmailやドキュメントなど、G Suite内のすべてのコンテンツを包括的に検索することができます。

また、検索機能のほかに、その日の業務に関する情報を提供するアシスタント機能も搭載されています。

【G Suiteの機能⑬】Google Vault

Google Vaultを使用することで、G Site内だけでなく、会社全体のデータ・記録の保持や検索、書き出しなどを行ことが可能になります。これにより、訴訟や不祥事などの有事の際に何らかの証拠となるデータを安全に管理することができます。

その他にも、効率化が重視された管理コンソールや、モバイル端末向けのセキュリティツールが用意されていたりするなど、安全性も保障されています。

G Suiteを利用するメリット

G Suiteによって利用できる様々なツールや機能をここまでご紹介してきましたが、実際にG Suiteを導入することによってどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。

【G Suiteのメリット①】リアルタイムでの共同作業ができる

スプレッドシートやドキュメントなど、G Suiteならいつでもどこでも、世界中のメンバーと共同作業をすることができます。

【G Suiteのメリット②】データやファイルへのアクセスのしやすさ

G Suiteではファイルや画像など、様々なデータをクラウドに保存することができるため、社内の誰とでも即座に情報を共有することができます。

【G Suiteのメリット③】業務効率化の促進

使いやすく、機能性の高い様々なツールが揃っており、業務効率化を促進することができます。

G Suiteは他のグループウェアと比較しても、ツール1つ１つのクオリティや、デザイン性などとても高水準なため、「とりあえず業務を効率化したい」という企業におすすめのグループウェアです。

【G Suiteのメリット④】セキュリティの向上

G Suiteでは社内の多くのデータを、Googleの高度なセキュリティが施されたクラウド上に一元化して管理するため、安全性を保つことができます。

端末ごとに2段階認証や紛失時のデータ保護なども行うことができ、G Suiteを用いることでハードのセキュリティもより強固なものになります。

まとめ

今回はG Suiteについて、その機能とメリット・デメリットをご紹介しました。

G Suiteに備えられてる様々なツールを用いることで、業務効率化を推進し、企業の生産性をUPさせることができます。

また、QQLNEではG Suiteの導入・プランニングについてのご相談や、業務効率化ツールについてのセミナーを行っています。

ご利用を検討されている方は、ぜひ下記ページからご連絡ください。

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