無料グループウェアでも業務効率化できる！おすすめ13選をご紹介

今や多くの企業にとって、必要不可欠な存在となってきているグループウェア。

しかし多額の費用が掛かる場合も多いため、未だ導入に踏み切れていないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回はそんな方に向けて、無料で使えるグループウェア13選をご紹介していきます。最近は、無料でも高機能のものが多く提供されているんです！

ぜひ今回の記事を参考に、お金をかけずに無料でグループウェアを導入してはいかがでしょうか。

グループウェアって何？

グループウェアとは、ネットワークを活用して、業務効率化を図るツールのことを指します。

大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型の2種類が存在し、前者はPCに直接インストール、後者はクラウド上で使用します。

様々な企業がグループウェアを提供しており、使用できる機能もそれぞれ異なります。導入する際はしっかりと比較して検討するようにしましょう。

無料グループウェアの特徴って？

無料で業務効率化を図れる

やはり1番の特徴は、無料で業務効率化を図れる点です。

通常は利用料を支払い、グループウェアを使用しなければなりません。優良グループウェアとなれば、どうしてもある程度の出費がかかってしまいます。

そうはいってもできることなら出費はできるだけ抑えたいところ。今回ご紹介する無料グループウェアなら、業務効率化にかかるコストを大幅に下げることができます。

使用できる機能が少ない

無料で利用できるグループウェアは、有料のものと比較するとどうしても機能的な面で劣ってしまいます。

そこで、「機能が制限されている中でも、必要なものを最低限備えているか」「すでに利用している別のツールやサービスで補えるか」といったことを十分に考慮して、使うグループウェアを選ぶようにしましょう。

様々な制限がある

無料グループウェアは、使用できるツールが少ないことに加え、その機能にも様々な制限が掛かっている場合があります。

中でも多くの無料グループウェアで見られるのが、ユーザー数とストレージ容量の上限に制限がかけられているケースです。無料版と有料版のどちらのプランも存在するグループウェアでは、2つのプランの差別化を図るため、大きくに上限に差があるケースがよく見られます。

導入時は、このような機能の制限もしっかりと把握したうえでどのグループウェアを選択するか検討することをおすすめします。

サポートが手厚くない

さらに、無料のグループウェアではしっかりとしたサポート体制が整っていない場合もあります。

有料のグループウェアの場合、トラブルにはすぐにメールや電話で対応してくれるものがほとんどです。その一方、無料のものではなかなかそのようなサポート設備が揃えているものは少ないのが事実。

無料のグループウェアを導入する場合は、必要な時にサポートが受けられない可能性があることも考慮することをおすすめします。

セキュリティが十分でない場合がある

グループウェアを導入するにあたって、やはりセキュリティのことは考えておきたいところ。

高い技術力を持ち合わせている大きな企業が提供しているグループウェアは、やはりそのセキュリティも強固に保たれています。

無料のグループウェアを導入する場合は、提供している会社の信頼性やどのようなセキュリティ対策を行っているのかなどを常に注意するようにすることをおすすめします。

無料グループウェアを使うべき企業

従業員が少ない

上で述べたように、無料のグループウェアにはユーザー数の上限が設けられていることが多いため、従業員が多い企業には適していません。

その一方で規模の小さい企業や企業内の部署など、少人数で使用する場合にはコストパフォーマンスよく導入することができます。

社内で共有するデータの容量が少ない

ユーザー数同様、無料グループウェアでは使用できるストレージ容量にも制限がかけられている場合が多く見られます。

そこで画像や動画などの容量の大きいデータを共有したい場合や、データの数が多い企業の場合は有料のもの、もしくは容量無制限の無料グループウェアを使用するようにしましょう。

既に他のツールをメインで使用している

既に他のツールをメインで使用しており、サブとして利用する場合は、無料のグループウェアでも事足りる場合が多いのではないでしょうか。

このような用途の場合、既存のツールと上手く欠点を補い合えるようなグループウェアを探し、導入するようにしましょう。

無料グループウェアを選ぶときの注意点

必要な機能に優先順位をつける

無料のグループウェアの性質上、やはり必要としているすべての機能を1つのサービスで補えることは稀です。

そこで、揃えるべき機能に優先度を設定し、順位の高いものがより揃っているグループウェアを利用するようにしましょう。

既存のツールとの相性を考える

既に企業内で使用しているツールがある場合は、グループウェアとの相性やシナジーを考慮するようにしましょう。

既存ツールとの相性が悪いと、かえって業務効率が悪化する可能性もあります。導入時に出費こそかからずとも、手間や時間はかかってしまうため、大きな無駄が生まれてしまうでしょう。

そのようなケースを回避するためにも、導入時は既存のツールとの相性を考えることをおすすめします。

グループウェア導入時の負担を考慮する

せっかくグループウェアを導入しても、導入時やその後に従業員に負担がかかりすぎてしまうと、その利用が定着しない可能性があります。

既存ツールとの相性同様、無駄なコストを発生させないために、事前に従業員へのヒアリングや予想されるトラブルなどを考慮し、より負担のかからないグループウェアを導入するようにしましょう。

無料グループウェアのおすすめ13選をご紹介！

【無料グループウェア①】R-GROUP

R-GROUPは、多くの企業で導入されている完全無料のグループウェアです。

その特徴はユーザー数・ストレージ容量が無制限であること。規模の大きい企業でもストレスフリーで使用することができます。マルチデバイスにも対応しており、スマートフォンやタブレットからも使用することが可能です。

無料でもしっかりと業務効率化に役立ってくれるグループウェアの1つです。

【無料グループウェア②】e-Broad Office

e-Broad Officeは、イーブロードコミュニケーションズ株式会社によって提供されているグループウェアです。

スケジューラーや伝言メモ、ToDoリストや掲示板など、様々な機能を取り揃えており、無料グループウェアでは珍しい、社員の在籍確認機能も使用することができます。

しかしその一方で、モバイル端末で利用する場合、機能が限られてしまうため、スマートフォンなどでもしっかりと利用したい方には不向きかもしれません。

【無料グループウェア③】GRIDY

GRIDYは、ナレッジスイート株式会社によって提供されている、完全無料のグループウェアです。

こちらもユーザー数に制限は無く、スケジュール機能やメール、todoリストなど、基本的な機能も充実しています。さらにセキュリティの強固さも売りにしており、安全性もばっちりです。

しかしその一方で、ストレージ容量の上限が1GBに設定されている他、電話・メールによるサポートも受けることができません。この2点を重視したい場合は別のグループウェアを利用した方がよいでしょう。

【無料グループウェア④】Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftによって提供されているグループウェアです。

形としてはチャットツールとして位置づけられていますが、グループチャットや音声・ビデオ通話、ファイル管理などの機能を備えておりしっかりと業務効率化に役立ってくれるでしょう。

【無料グループウェア⑤】iQube

iQubeは、株式会社ガイアックスによって提供されているグループウェアです。

セキュリティ機能が充実しており、社外への情報漏えい対策はもちろん、社内への情報統制にも配慮が行き届いています。具体的な機能として、ログイン認証、アクセスIP制限、サービスの24時間監視、バックアップ、ファイアウォールの設置などが挙げられます。

しかしその一方で、無料プランではストレージ容量が全体で30MBと少なくなっているほか、ユーザー数も10名までと上限が設定されています。かなり小規模のグループ・プロジェクト内でしか効果的に利用することは難しいグループウェアでしょう。

【無料グループウェア⑥】Chat&Messenger

Chat&Messengerは、株式会社 Chat&Messenge によって提供されているグループウェアです。

複数人同時に利用できるビデオ通話や通話中のデスクトップ画面共有、チャット時に使用できる文章のテンプレート作成が可能な点など、使いやすさがとことん追求されています。

ユーザー数の制限もないため、何人でも使用可能な点も嬉しいポイント。また、導入時に社内ユーザーを自動で認識してくれるため面倒な設定も必要ありません。

簡単に、基本的な機能が揃ったグループウェアを使用したいという企業におすすめです。

【無料グループウェア⑦】enclo

encloは、メインソリューション株式会社によって提供されているグループウェアです。

1番の特徴はやはりその使いやすさ。LINEを彷彿とさせる操作画面になっており、初めて利用する方でもすぐにその操作性に慣れることができます。

また、手書きのテキストや、スタンプを送信することもでき、社内コミュニケーションの活発化に貢献してくるグループウェアの1つです。

しかし、フリープランではグループ数とグループメンバー数に制限があるため、利用するユーザー数が多い場合は有料プランへとアップグレードをする必要性が出てくるでしょう。

【無料グループウェア⑧】GROUP SESSION

GROUP SESSIONは、日本トータルシステムによって提供されているグループウェアです。

GROUP SESSIONを利用するメリットとして第一に挙げられるのは、スーザ―数の制限がないことです。そのうえ豊富な機能を使用することができ、コストパフォーマンスの高いグループウェアと言えるのではないでしょうか。

GROUP SESSIONでは、3つのプランが用意されているほか、無料版では有償で様々なオプションを追加することができます。プランやオプションを細かく設定し、それぞれの企業にぴったりの機能と料金体系を設定できるのも、このグループウェアの嬉しいポイントです。

【無料グループウェア⑨】Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社によって提供されているグループウェアです。

ビジネスチャットとしての機能が豊富であり、社内はもちろん、社外とのコミュニケーションにも使用することができます。また、GmailやGoogleカレンダーなどの様々なツールとの連携も可能で、さまざまなアプローチ方法で業務効率を図ることができます。

ユーザー数に制限もなく、ストレージ容量も5GBと、比較的大きく設定されているので、無料プランでもかなり使いやすいグループウェアであるといえるのではないでしょうか。

【無料グループウェア⑩】Stock

Stockは、株式会社リンクライブによって提供されているグループウェアです。

“驚くほど簡単に「チームの情報ストック」と「タスク管理」ができる”というコンセプト通り、とにかくシンプルで使いやすい機能が揃っています。

上記のコンセプトへの専門性を高めて設計されているため、決して多くの企業に必要とされるような汎用性の高いグループウェアではありません。企業の課題点が「チームの情報ストック」もしくは「タスク管理」に当てはまるかどうかをしっかりと考えたうえで導入するようにしましょう。

【無料グループウェア⑪】Zoho Connect

Zoho Connectは、ゾーホージャパン株式会社によって提供されているグループウェアです。

使いやすさと機能の充実性に定評があり、様々な種類があるグループウェアの中でも評価が高いZoho Connect。特筆すべき点は無料プランでも独自アプリを作成できる点です。

プログラミングなどの専門知識を必要とせず、初心者の方でもドラッグ＆ドロップで独自のアプリを作成することができます。

その一方で、デメリットとしてサポートサイトが日本語に対応していない点が挙げられます。サポートが必要な場合に、英語が読めない方だと不便に感じる可能性があります。

【無料グループウェア⑫】サークルスクエア

サークルスクエアは、株式会社シティーズによって提供されているグループウェアです。

特徴として、フォルダ共有やToDo機能に加え、ブログやつぶやき、メール配信など、社内コミュニケーションを活発化させる機能に特化してる点が挙げられます。

もともと法人向けでなく一般団体向けのグループウェアであり、サークルや何らかの団体を運営している方におすすめのグループウェアです。

【無料グループウェア⑬】chatter

chaterは株式会社セールスフォース・ドットコムによって提供されているグループウェアです。

グループチャットツールとしての基本的な機能のほかに、ファイル共有やToDo機能などもそろえられています。

アップロードできるファイル容量が20MBまでと限られていますが、ユーザー数に制限はないため、とりあえずチャットツールを導入したいという方やすでにセールスフォースのツールを使っている企業におすすめのグループウェアです。

まとめ

今回は、おすすめの無料グループウェア13選をご紹介しました。

業務効率化を図りたい企業には必要不可欠であるグループウェア。今回取り上げたものなら、費用をかけずに導入することができます。今回の記事を参考に、それぞれのグループウェアのメリット・デメリットをしっかりと把握して最も適切なものを、選んでみてください。

また、QQLNEでは今回ご紹介したようなグループウェアに関するセミナーや、G Suiteの導入支援を行っています。

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