【2020年8月更新】グループウェア徹底比較！特徴やメリット・デメリットは？

現在、様々な企業で導入されているグループウェア。業務効率化を促進する上で必要不可欠な存在ですが、「グループウェアの使い方がわからない……」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、そんな方に向けてグループウェアの機能やメリットについてのおさらい、さらに編集部が厳選した14個グループウェアの徹底比較も行います。今回の記事を参考に、ぜひそれぞれの企業にぴったりのものを見つけてみてはいかがでしょうか。

グループウェアとは？

グループウェアとは、ネットワークやクラウドを用いて、業務効率化を促進するツールのこと。その代表的な機能として、ファイル共有やストレージ機能、社内チャット機能などが存在します。

グループウェアを利用するメリット

【グループウェアのメリット①】業務効率化

グループウェア利用のメリットとして始めに挙げられるのは、やはり業務効率化を促進できる点です。

グループウェアには日々の仕事を自動化・効率化できる様々なツールが揃えられています。その種類によって、利用できる機能も異なってくるため、グループウェアを導入する際には、しっかりと比較・検討を行うようにしましょう。

【グループウェアのメリット②】情報の共有

グループウェアの2 つ目のメリットとして、情報の共有が容易に行えるようになる点が挙げられます。

掲示板機能や社内SNSなどの機能を利用することで、知識や業務情報を簡単に共有できるようになります。さらに、クラウドストレージ上にデータを保存することで、データの共有も比較的簡単に行えるようになる点も嬉しいポイントです。

【グループウェアのメリット③】管理者権限の付与

意外と見落とされがちなポイントですが、管理者権限を簡単に設定できるようになる点もグループウェアを利用する大きなメリットの内の1つです。

ファイルの閲覧やダウンロード、アップロードなど、社員が行う様々なアクションに対して権限を設定することができます。これにより情報共有の範囲を簡単にコントロールすることができるため、管理に要する労力を大幅に削減することが可能です。

【グループウェアのメリット④】コミュニケーションの促進

社内SNSなどの機能を利用することで、コミュニケーションを活発化させることができるのも、グループウェアのメリットと言えるでしょう。

ビデオ通話機能を用いることで、離れた場所にいる相手とも簡単に対面コミュニケーションを取ることも可能。会議を行うこともできるため、テレワークの促進に役立てることもできます。

【グループウェアのメリット⑤】セキュリティ向上

グループウェアを利用することで、セキュリティの安全性を高めることができるのも大きなメリットの1つ。

クラウドを利用したグループウェアが主流である昨今、インターネット上に社内の情報を保管することに不安を覚える方もいるかもしれません。しかし、多くのグループウェアで万全のセキュリティ対策が行われており、安心して利用することができます。

グループウェアを選ぶときの注意点

【グループウェアの選び方①】導入時の負担を考慮する

社員にかかる負担を考慮しないままグループウェアを導入してしまうと、利用が定着しなくなってしまうケースも考えられます。

社内でのヒアリングなどを通して、ユーザーがよりストレスなく使うことができるグループウェアを選ぶようにしましょう。

【グループウェアの選び方②】既存ツールとの親和性

グループウェアを導入する際には、すでに社内で利用しているツール、もしくはこれか使う可能性のあるツールとの親和性を考えることも必要です。

既存のシステムとの相性が悪いと、改善できる業務効率の幅が狭くなってしまいます。グループウェア導入時は、既に使っているツールとの親和性を考慮し、業務効率を最大化できるようにしましょう。

【グループウェアの選び方③】必要な機能を備えているか

昨今、多くの企業から様々な種類のグループウェアがリリースされています。選択肢が増える一方で、「自社に必要な機能は何か」「将来使うであろう機能は何か」ということをしっかりと考慮し、適切なグループウェアを選ぶ必要性が出てきました。

現在、社内で把握されている課題の他にも、未だ可視化されていない問題や改善できる箇所が存在するケースも多く見受けられます。グループウェアを導入する際には、社内での話し合いを重ね、必要な機能をしっかり洗い出すようにしましょう。

【グループウェアの選び方④】セキュリティに注意

最後に、グループウェアを導入する際にはしっかりとセキュリティ要件を確認することをおすすめします。

現在、ほとんどのグループウェアでセキュリティの向上に力が入れられており、基本的には安全性が確保されています。しかし社内機密や個人情報をネット上で保存する以上、セキュリティ事故が起こる確率を最低限に抑えなければいけません。

そういった自体を防ぐために、しっかりと信頼できる会社のグループウェアを利用するようにしましょう。

おすすめグループウェア14選を徹底比較！

【グループウェア①】G Suite

特徴

G Suiteは、Googleが提供するグループウェアです。

全ての機能でクラウドが利用されており、オンライン上にデータが保存されているため、どこからでも、どの端末からでも同一のデータにアクセスすることが可能です。

さらに、G Suite内で提供されているワープロソフトであるGoogleドキュメントや、表計算ソフトのスプレッドシートでは、複数人での共同編集が可能。変更がリアルタイムで更新されるため、離れた場所にいても簡単に作業を行うことができます。

さらに、セキュリティの信頼性が高いのもG Suiteの特徴の1つ。

Googleのデータセンタが非常に堅牢なセキュリティを築いているのはもちろん、二段階認証や遠隔で端末にロックをかけられる機能など、セキュリティを高める機能も多く揃えられています。

グループウェアの利用を検討されている企業に、まず最初におすすめしたいものの1つです。

料金

【グループウェア②】Office365

特徴

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアです。

グループウェアとしての基本的な機能を多く揃えている他、社内用SNS、オリジナルのサイトを作成できるアプリ、分析ツールなど、他では見られない便利な機能も揃えられているのが特徴。

WordやExcelなどのツールには馴染みの多い人が多いため、利用開始時に社員にあまり負担がかからないのもOffice365を利用するメリットと言えるのではないでしょうか。

料金

【グループウェア③】サイボウズOffie

特徴

サイボウズOfficeは、株式会社サイボウズが提供するグループウェアです。

クラウド型とパッケージ型（オンプレミス型）の2種類が用意されているため、利用する企業によって適切な導入方法を選択できるのも嬉しいポイント。

さらに、他のグループウェアと比較して低価格で導入できるのもメリットの1 つ。役60,000社で利用されているほどの人気・高機能なグループウェアにもかかわらず、クラウド版であれば1ユーザーあたり500円から利用することができます。「グループウェアはコストパフォーマンスを重視したい」という企業におすすめです。

料金

クラウド型

パッケージ型

【グループウェア④】Kintone

特徴

Kintoneは、サイボウズOfficeと同様株式会社サイボウズが提供するグループウェアです。

サイボウズOfficeとの1番の違いはそのカスタマイズ性能。勤怠管理やスケジュール管理など、業務の効率化に必要な機能をアプリとして簡単に開発することができます。

もちろんグループウェアとしての基本的な機能も一通り揃えているため、「すぐに使いやすいグループウェアを利用したい」という企業にはサイボウズOffice、「しっかりとカスタマイズして自社にぴったり合ったグループウェアを利用したい」という企業にはKintoneがおすすめです。

料金

【グループウェア⑤】desknet’s NEO

特徴

desknet’s NEOは、株式会ネオジャパンが提供するグループウェアです。

1番の特徴はその使いやすさ。全部で23種類あるツールの利用画面を統一することで、ユーザのストレスを最小限に抑えることができます。

機能面を見ても、スケジュール機能やTodo機能、タイムカード機能などの一般的なものに加えて、購買予約や備品管理、安否確認や各種アラームなど、他のグループウェアではあまり見られない機能も備えられています。

さらに、ユーザーが行える多くのアクションに対して権限を掛けられるのも嬉しいポイント。情報を共有する範囲を簡単にコントロールすることができます。

料金

クラウド型

小規模パッケージ型（300ユーザーまで）

大規模パッケージ型（300ユーザー以上）

【グループウェア⑥】Microsoft Teams

特徴

Miorosoft Teamsは、Microsoftが提供するグループウェアです。

チャットツールとしての機能が豊富に揃えられており、チャット機能やビデオ通話、音声通話を利用することができます。

さらに、Microsoft Teamsの1番の強みは、無料で利用できる点。「グループウェアにお金をかけたくない」という企業にもおすすめです。　

もちろん、無料ながら上記のチャットツールとしての昨日の他にも、ファイルの共有や共同編集、メモアプリやプロジェクト管理機能など、基本的なグループウェアの機能も備えています。

料金

【グループウェア⑦】R-GROUP

特徴

R-GROUPは、シリコンバレーのRグループ株式会社が提供するグループウェアです。

完全無料で利用することができ、実際に2000社以上の企業ですでに利用されています。無料ながら使いやすさと機能性に定評があるR-GROUP。人数・ストレージ容量ともに無制限で利用することができるため、規模の大きい企業でも費用を掛けることなく利用することができます。

料金

無料

【グループウェア⑧】iQube

特徴

iQubeは、株式会社ソーシャルグループウェアが提供するグループウェアです。

iQubeも数多くの企業で導入されており、その人気の秘密はコストパフォーマンスの高さ。メンバーの予定を共有できるスケジュール機能や直感的な操作が可能な社内wikiなどの便利な機能を数多く揃えながら基本的なプランが¥400/月で利用することができます。

もちろんセキュリティ面もアプリケーション、ネットワーク、サーバの3つの側面から対策がされているため、安心してグループウェアを利用することができます。

料金

【グループウェア⑨】Chat&Messenger

特徴

Chat&Messengerは、株式会社Chat&Messengerが提供しているグループウェアです。

コミュニケーションツールとしての機能に特化しているグループウェアであり、ビジネスチャット機能、音声・ビデオ通話機能が充実しています。

さらに、無料プランでも利用できる機能が充実している点もメリットの1つ。上であげた機能の他に、スケジュール共有、ファイル共有、テレワーク機能など、基本的なものであれば費用を掛けずに使うことが可能です。

こちらも、「グループウェアになるべくお金を掛けたくない」という企業におすすめです。

料金

【グループウェア⑩】enclo

特徴

encloは、メインソリューション株式会社が提供するグループウェアです。

最大の特徴はその使いやすさ。LINEを彷彿とさせるようなインターフェースを採用しており、初めて利用する方でもすぐに使い慣れることができるような操作性を実現しています。

グループでのチャット機能やファイル共有機能を使うことができ、手書きのメモを送信することも可能。無料でも十分役立ってくれるグループウェアの1つです。

料金

【グループウェア⑪】GROUP SESSION

特徴

GROUP SESSIONは、日本トータルシステム株式会社が提供するグループウェアです。

「企業や組織の情報共有を促進する」ということを目標に開発されたグループウェアであり、ユーザー間でのスピーディな情報の確認・発信を実現することで、業務効率化やテレワーク導入に役立てることができます。

用意されている様々な機能を直感的に利用することができ、マニュアルなどを読み込む必要がない点もGROUP SESSIONの強みの1つ。導入時に社員に掛かる負担を最小限に抑えることができます。

料金

【グループウェア⑫】Chatwork

特徴

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供するグループウェアです。

社内はもちろんのこと、社外の人ともやりとりを行うことが可能。これにより情報共有をよりスムーズに行うことができます。

さらに、高く保たれたセキュリティ水準もChatworkを利用するメリットの1つ。サーバーとの通信は全て暗号化されている他、第三者機関によるセキュリティ監査を定期的に実施するなど、安心して利用できる様々な取り組みがなされています。「グループウェアはセキュリティを重視したい」という企業にもおすすめです。

料金

【グループウェア⑬】Stock

特徴

Stockは、株式会社リンクライブが提供するグループウェアです。

「チャットだと必要な情報が流れていってしまい、ファイル管理だと面倒」という悩みを解決してくれるような機能が揃えられています。とてもシンプルな使用感で簡単に情報のストックとタスクの管理を行うことができます。

さらにセキュリティ機能やサポート体制も充実しており、上記の悩み・課題を抱えている企業におすすめのグループウェアです。

料金

【グループウェア⑭】e-Broad Office

特徴

e-Broad Officeはイーブロードオフィス株式会社が提供するグループウェアです。

完全無料で利用することができ、Todoリストやスケジューラーなど基本的な機能もバッチリ。専用のフォームから連絡をするだけで、即日利用開始できるため、手軽に利用開始することも可能。とりあえずグループウェアを利用したい企業におすすめです。

料金

無料

まとめ

今回はグループウェアについて、その特徴やメリット、おすすめのもの14選をご紹介しました。

働き方改革が促進されている現在、業務効率化は企業にとって考えなければいけないものになってきています。

それぞれの企業に合っているものを導入し、適切な運用を行うことが大切なグループウェア。今回の記事を参考にぜひ、グループウェアのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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