web会議とは、インターネットを利用して遠隔で行う会議のことです。
web会議にすれば、離れたところにいる人とでも会議ができるので、交通費や時間の節約になったり、感染症のリスクを避けたりすることができますよ。
とは言え、「web会議ってどうやるの？」「web会議にするメリットデメリットって何？」と言った疑問を持っている人もいるでしょう。
この記事では、web会議の種類やメリットデメリットなどを紹介していきます。web会議をするために必要なおすすめのシステムも紹介しているので、参考にしてください。
1.web会議とは
web会議とは、離れた場所にいる人とインターネットを通じて行う会議のことです。遠隔で会議ができるので、経費の削減やBCP対策に役立ちます。
web会議とビデオ会議の違い
web会議と似た言葉にビデオ会議があります。ビデオ会議は専用の機材が必要なのに対して、web会議はスマートフォンやパソコンがあればできます。費用が安く済むので、web会議web手軽ですよ。
ビデオ会議の方が大人数での会議ができたり、映像が安定していたりといった利点があります。しかし、初期費用が大きいので、初めて遠隔で会議をするならweb会議から始めると良いでしょう。
web会議には2種類ある
web会議にはクラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型は既存のシステム（ツール）を使った方法です。それに対して、オンプレミス型は自社でサーバーを管理する方法です。
web会議を初めてする場合は、クラウド型がおすすめです。クラウド型は費用があまりかかりませんし、すぐに使い始められるからです。
オンプレミス型はサーバーの設置に費用や時間がかかりますし、サーバーの管理責任者を置く必要があります。
まずは手軽に始められるクラウド型のweb会議を導入すると良いでしょう。
次章ではクラウド型のweb会議をするために必要となるweb会議システムでできることを紹介します。
２.web会議システムの機能
web会議システムを使うと、手軽にweb会議を始めることができます。web会議システムでできることは以下の通りです。
web会議のシステムによってはない機能もありますが、多くのweb会議システムにある代表的な機能を取り上げています。
テキストチャット
テキストを使ったチャットが利用できます。映像を使わなくても伝達できる情報を共有するのに便利です。
ビデオ会議
相手の顔を見ながら会議ができます。電話やテキストでは伝わらない表情なども伝えられるので、より対面に近い会議が可能ですよ。
資料共有
web会議システムを使えば、会議に使う資料を共有することができます。共有したい資料をアップロードするだけでOK。
会議に使わない資料であっても、共有したいものがあればすぐに共有できますよ。
ホワイトボード
通常のホワイトボードのように画面にフリーハンドで書き込むことができます。また、書いたホワイトボードを共有することも可能です。
テキストだけでは伝わらないけど、通話するほどでもないものを伝えるのに役立ちます。図を書きたい場合などに便利です。
記録機能
web会議の内容を記録することができます。議事録の作成や会議内容の共有に役立ちます。
投票機能
会議の参加者に感想や意見を求めたり、投票をして多数決で意思決定をしたりすることが可能です。会議をより良い形にするために役立つでしょう。
３web会議システムのメリット
web会議システムを利用するメリットを紹介します。メリットは全部で３つです。
初期費用が抑えられる
web会議システムを使えば、スマートフォンやパソコンさえあればすぐにweb会議が可能です。
web会議システムは、無料のものから有料のものまであり、有料のでも月額数千円から利用できます。
自社のサーバーや専用機械が必要ないため、初期費用が抑えられますよ。
更新が必要ない
web会議システムはクラウドサービスなので、システムが更新された時も特に更新手続きなどは不要です。常に最新バージョンを使用することが可能です。
人材コストがかからない
自社のサーバーが不要なので、管理責任者をおく必要がありません。人材コストを削減することができますよ。
４.web会議システムのデメリット
続いて、web会議システムのデメリットを紹介します。デメリットは2つです。
デメリット①システム障害が起きると利用できない
これは自社のサーバーを使う場合でもそうですが、システム障害が起きてしまうと利用することができません。
システム障害はweb会議をする上では避けられない問題ですので、仕方ないでしょう。
デメリット②カスタマイズができない
web会議システムは既にあるシステムを使うため、基本的にカスタマイズができません。独自に機能をカスタマイズできるオンプレミス型と比べて自由度が下がります。
とは言え、オンプレミス型は初期費用がかかるため、まずはweb会議システムを利用するのがおすすめです。
web会議システムを使う中で、「こういった機能が欲しい」といったニーズが多くなってきたらオンプレミス型に移行すると良いでしょう。
５.web会議システムを選ぶ際のポイントは？
ここまで読んで「 web会議システムを利用したい！」「でも、どのシステムを選んだら良いかわからない」と感じた人もいるでしょう。
web会議システムを選ぶ際のポイントを紹介します。選び方のポイントは全部で5つあります。
web会議システムの選び方①操作性が良いか
web会議システムに限った話ではありませんが、インターネットを使ったシステムでは操作性が大事です。操作性とは、画面が見やすく、直感的に使えるかどうかということです。
web会議システムには様々な機能があります。機能がたくさんあるほど自由度が上がりますが、画面がごちゃごちゃしたり、操作が難しくなったりすることもあります。
ITに苦手意識がある人も中にはいますから、誰でも簡単に使えるようなシステムを選ぶことは重要です。
機能が多くても使えなくては意味がありません。トラブルを防ぐためにも、誰であっても無理なく使えるかどうかを基準に選びましょう。
セキュリティ対策
web会議はインターネットを通じて行います。セキュリティ対策がされていないシステムを使ってしまうと、会議の内容が流出してしまう可能性があります。
会議には顧客の情報など様々な機密情報が含まれることもあるので、セキュリティ対策のされているシステムを選ぶことが重要です。
具体的には、ログインに二段階認証がされているか、情報が暗号化されているかなどです。
接続が安定しているか
インターネットを通じて行うweb会議では、接続が不安定になると映像や音声に乱れが出たり、途切れたりしてしまいます。
そんな状態では、良い会議どころか会議に集中することも難しいでしょう。重要な会議であればあるほど、参加者が高い集中力を保つことが必要になってきます。
良い会議を行うためにも、接続が安定しているシステムを選びましょう。
何人と会議できるか
web会議システムにはそれぞれ、同時に接続できる人数に限界があります。
少人数での利用しかないのであれば問題ありませんが、多くの人と会議をする場合は注意が必要です。
実際に使ってみて「会議に参加できなかった人がいた」なんてことにならないよう、事前に確認しておいてください。
費用はどれくらいかかるか
web会議システムは無料のものと有料のものがあります。
もちろん、有料のものの方が機能が高いですが、不要な機能がついている場合もあります。逆に、無料のシステムを利用して会議に制限がかかり、質が落ちてしまっても問題でしょう。
費用はいくらかかるのか、費用に見合った機能があるかなどをチェックするようにしましょう。
６.無料web会議システムのおすすめ厳選3つ！
「web会議システムの選び方は分かったけど、実際どんなシステムがあるのかな？」と疑問に思った人もいるでしょう。
ここでは、無料で使えるweb会議システムを紹介していきます。
有料の方が機能が充実していますが、最初は無料のものを使うことをおすすめします。
と言うのも、最初はどんな機能をどれくらい使うのかなどが分からないからです。無料のシステムを使ってみて、必要性を感じたら有料のシステムを使うと良いでしょう。
紹介する無料のweb会議システムは3つです。機能が良いものを厳選したので、参考にしてください。
また、有料プランのあるシステムもあるので、有料の利用を検討している場合は、有料プランがあるものを選ぶと良いでしょう。
zoom
zoomは無料で利用できるweb会議システムの中でも、高画質・高音質で利用できるのが魅力です。接続状態も安定しているので、会議がスムーズに進むでしょう。
また、zoomには有料プランもあります。無料プランでは、3人以上の会議では1回当たり40分の制限がかかります。
有料プランではその時間制限がなくなります。会議をたくさんする場合は、有料プランの利用も検討してみてください。
有料プランは月額2,000円と2,700円の2つのプランがあります。
skype
skypeはMicrosoftが提供しているサービスです。大手が提供しているサービスなので、安心感は抜群でしょう。
最大で50人まで同時につなぐことができます。大人数での会議がある場合は、重宝すること間違いなしです。
skypeも無料で使うことができますが、1回につき4時間までの時間制限があります。通話料金を支払えば時間制限は関係なく利用が可能です。
skypeの場合は月額制ではなく、利用した時間によって料金が決まります。多くの会議をする場合は料金が高くつく可能性があるので、注意してください。
Google meet
Google meetはGoogleが提供しているサービスです。無料で利用できますが、他のシステムとは違って時間制限がありません。
長時間の会議も可能なので、かなり魅力的ですね。また、最大100人まで同時につなぐことができます。大規模な会議をするときは利用すると良いでしょう。
ただ、Googleアカウントへのログインがその都度必要となります。毎回ログインするのは面倒かもしれませんが、セキュリテイ面を考慮するなら毎回ログインする方が安心ですよ。
７まとめ
web会議について紹介しました。web会議を手軽に行うには、web会議システムが必要です。
web会議システムは無料のものと有料のものがありますが、最初は自分はどの機能をよく使うのかなどが分からないため、無料のシステムがおすすめです。
記事中ではおすすめの無料web会議システムを3つ紹介しました。
・zoom
・skype
・google meet
それぞれ特徴がありますので、自分にあったシステムを選んでください。web会議システムの選び方も紹介しましたので、参考にしてみてくださいね。
