リモートワーク導入ステップとは?注意点と併せて完全解説

  • 2020年11月28日
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2020年新型コロナウイルスの感染拡大によって、政府が緊急事態宣言を発令したことをきっかけに多くの企業が導入し、注目を集めているリモートワーク。

しかし実際に導入するまでの道筋が分からず、導入を躊躇っている企業も多いのではないでしょうか。そこで、本記事ではリモートワークに必要なツールやリモートワークの導入ステップについて解説していきます。リモートワークの導入時の注意点も紹介しているので最後まで読んでみてくださいね。

目次

1,リモートワークとは

そもそも、リモートワークとはremote(遠隔)+work(仕事)の2つの単語を組み合わせた言葉です。従業員がオフィスに出社することなく働くことを指しており、インターネットなどの通信回線を利用して、メールやWeb会議で連絡を取りながら業務を行うことを意味します。

リモートワークは就業場所を限定しない働き方であり、自宅やカフェやコワーキングスペースで働くこともリモートワークです。

良く似た言葉のテレワークとの大きな違いはなく、ほぼ同義語と言っても差し支えありません。ただテレワークは自宅で働く「在宅勤務」、顧客先や移動中に働く「モバイルワーク」、勤務先以外の決められたオフィススペースで働く「サテライトオフィス」の3つの働き方を指していることから勤務場所の定義が限られています。(参照:日本テレワーク協会 https://japan-telework.or.jp/tw_about-2/

2,リモートワークのメリット

リモートワークを導入することによるメリットは様々ですが、主に以下のようなメリットが挙げられます。

・オフィスの賃料など運営コストの削減

・良質な人材の確保、離職率の低下

・事業の継続性の確保

・企業イメージの向上

・ストレスの軽減

・生産性の向上

このようにリモートワークには様々なメリットがあります。

予めリモートワークを導入していれば、大きな災害時や感染症の流行時にも従業員は業務にあたることができ、事業へのダメージを減らすことが可能です。平常時には働き方改革として、有事の際には事業の拠り所として2つの効果を得ることができます。

また、特に効果的であると言われているのは、通勤がなくなることによる従業員のストレス軽減と生産性の向上です。満員電車を回避できれば、体力や時間を消耗することもありません。すっきりとした状態で仕事を開始することで従業員はより高いパフォーマンスを発揮することが可能しょう。

リモートワークを導入することで、企業側だけでなく従業員側もメリットを享受できます。

3,リモートワークに必要なツールは?

リモートワークを行う際に必要なツールは主に以下の6つです。

業種によって必要なツールは異なりますので、適宜追加することも必要でしょう。

・ノートパソコン

・インターネット環境

・セキュリティーソフト

・Web会議ツール

・チャットツール

・勤怠管理ツール

早速、それぞれ解説していきます。

【リモートワークに必要なツール①】ノートパソコン

最低限必要なものの1つです。基本的にリモートワークの場合、オフィスと勤務場所を行き来する可能性も考慮して、ノートパソコンを支給するのが良いでしょう。

Web会議ができるようにパソコン自体にWebカメラが搭載されているモデルを選ぶのがおすすめです。

【リモートワークに必要なツール②】インターネット環境

インターネット環境がなくては業務にあたることもできません。そのため、リモートワークには安定したインターネット環境が必須です。

近年では家庭にWi-Fiを置いている場合も多く見られますが、家庭用と仕事用のインターネット回線は分ける、もしくはVPN(仮想専用線)と併用するなどのセキュリティー対策も同時に行わなければなりません。会社からモバイルWi-FiやSIMカード入りのUSBドングルを支給するといった対応でも良いでしょう。

【リモートワークに必要なツール③】セキュリティーソフト

リモートワークを行う従業員のパソコンには必ずセキュリティーソフトをインストールしておくことが必須です。

またコンピューターウイルスも常に進化、多様化し続けています。そのためセキュリティーソフトのインストール後も、ソフトのアップデートを定期的に行うことが重要です。

【リモートワークに必要なツール④】Web会議ツール

Web会議ツールはオンラインビデオ通話で、画面越しで対面しながら会議やミーティングを行うことができます。社内ミーティングや、取引先との会議、商談、オンライン研修やWeb面接など幅広い活用が可能なコミュニケーションツールです。

画面共有ができるものや、同時にチャットが使えるツールなどもあるので自社に合ったツールを選定しましょう。

【リモートワークに必要なツール⑤】チャットツール

リモートワーク中は情報共有が重要となるので、チャットならメールよりも気軽に、早く情報の伝達を行うことが可能です。オフィスにいない相手との業務連絡や、打ち合わせ、進捗報告などに利用することができます。

リモートワーク中のメインの連絡、コミュニケーションツールになるでしょう。

【リモートワークに必要なツール⑥】勤怠管理ツール

リモートワークの課題としてオフィスにいない分、正しい労働時間が把握できないことが問題とされてきました。そのため勤怠管理ツールの導入の検討も必要です。

勤怠管理ツールなら、タイムカードを使った打刻のように、出勤時間と退勤時間をきちんと記録に残すことができます。離席・着席もボタン1つで切り替えることが可能なものもあるので、人数や機能などを軸に自社にあったものを選定することが重要です。

4,リモートワーク導入のためのステップ

リモートワーク導入のステップは大きく分けて、7つです。

・導入目的の明確化

・テレワーク導⼊モデルの確認

・導入対象範囲明確化

・社内ルール・就業規則の改正

・導入計画の策定・周知

・必要なツールの導入

・実際に導入しPDCAサイクルを回す

それぞれ順番に見ていきましょう。

【リモートワーク導入のためのステップ①】導入目的の明確化

リモートワークを導入する前に、導入目的を明確にしましょう。目的がおぼろげなまま導入しても制度として定着しない場合が多いためです。前述したリモートワークのメリットは一部ではありますが、その中から自社の目的とするものを定めておく必要があります。

【リモートワーク導入のためのステップ②】テレワーク導⼊モデルの確認

総務省が作成した「テレワーク導入モデル」を確認し、自社が分類されている類型を確認しましょう。

テレワーク導入モデルは業種と従業員数の2軸で企業類型を7つに分類したものです。それぞれの導入ステージの問題点や対策について、事例を交えて解説されています。

これを把握しておけば今後、起こりうる問題に対して事前に対策を講じることが可能です。(参照5-6ページ:https://www.soumu.go.jp/main_content/000616262.pdf

【リモートワーク導入のためのステップ③】導入対象範囲明確化

業務内容によってリモートワークでは業務が進まない、行えない場合もあるので導入する対象範囲や対象業務を定め、それに合わせて実施頻度と導入形態を検討しましょう。

また導入形態について、リモートワークは以下の4種類の働き方があります。その中から対象範囲、対象業務に合わせて選ぶことが大切です。

・ハイブリッド・リモートワーク:週に数日はリモート、残りはオフィスに出勤する働き方

・フルタイム・リモートワーク:全ての業務をリモートで行う働き方

・リモート・アウトソース:外部契約者が全ての業務をリモートで行う働き方

・テンポラリー・リモートワーク:一時的な短い期間リモートで業務を行う働き方

【リモートワーク導入のためのステップ④】社内ルール・就業規則の改正

導入する対象範囲と方法が決まったあとは、勤怠管理や緊急時の連絡方法、休憩のルール、進捗報告のペース、セキュリティー上のルールなど細かな社内ルールを決めていきます。

また社員の評価方法についても検討が必要です。成果物だけでなく、定期的にWeb面談などで達成プロセスやチームへの貢献についても把握する制度を検討すべきでしょう。

【リモートワーク導入のためのステップ⑤】導入計画の策定・周知

社内ルールの改定などの準備ができたら、リモートワーク導入計画書を策定します。この時、導入計画書は以下の内容をベースに作成すると良いでしょう。

・導入スケジュール

・リモートワーク対象社員、業務、実施頻度

・リモートワーク中のルール

・説明会の実施日・内容

従業員への研修や説明会などを開催し、周知も万全にします。

またリモートワーク中に利用する各ツールの機能や使い方についてもきちんと研修を行うとリモートワーク導入後のトラブルを減少できるでしょう。

【リモートワーク導入のためのステップ⑥】必要なツールの導入

実際にリモートワークに必要なツールを対象従業員に支給します。チャットツールやWeb会議ツールはリモートワークを行う従業員だけではなく、オフィスに出勤する従業員にも導入しなければならないので時間がかかります。リモートワークが実施される前に全員に導入ができるよう、確実に行いましょう。

【リモートワーク導入のためのステップ⑦】実際に導入しPDCAサイクルを回す

全ての準備が完了したら、トライアルでリモートワークを開始します。

実際に導入してみると予期せぬトラブルが起こる場合や、ルールやツールの変更が必要になる場合もあるでしょう。まずは少人数で導入してサポートと細かなヒアリングを行いつつPDCAを回していきます。

導入してみたものの導入形態が合わない場合は導入頻度や形態を変更したりする対応も必要です。

5,リモートワーク導入時の注意点

リモートワーク導入時には以下の3点に気をつけましょう。

・勤務時間を通常勤務時と同じにする

・社内チャットは良い雰囲気作りを心がける

・情報格差をなくす

では順番に確認していきましょう。

勤務時間を通常勤務時と同じにする

物理的に離れて働いているとしても、勤務時間はオフィス勤務時と変更しないようにしましょう。リモートワーク中とはいえ、リモートメンバーは夜間しか連絡が取れないという状態ではレスポンスが遅く、他のメンバーが業務を進められない場合もあります。

社内チャットは良い雰囲気作りを心がける

リモートワーク中はコミュニケーションが不足しがちです。特にチャットはやりとりが短く、本人も意図せず無愛想な文面に見えてしまう場面もあります。メールではNGとされている絵文字を使用するなどして、文章を柔らかくするように意識することも必要でしょう。ニュアンスが伝わりにくい時などは気軽にビデオ通話で話せる雰囲気作りをしておくことも大切です。

情報格差をなくす

リモートワーク中の従業員への情報格差をなくしましょう。オフィスにいなければわからないことがないように、情報の透明性を意識することが必要です。

例えば、ドキュメント管理ツールを使って、議事録などを関係する従業員であればいつでも閲覧できるようにしたりすると良いでしょう。

オフィスにいる時と同じように情報をフラットに共有できることが重要になります。

6,まとめ

ここまでリモートワークに必要なツールや導入ステップなどについてご紹介してきましたがいかがでしたか。

リモートワークの導入は目的を定めて、目的に沿って導入範囲を決め、計画していくことが重要です。実際に少人数で導入し、ヒアリングを行いながら改めて調整を繰り返していくことで自社に合ったリモートワークの制度を作っていくことができるでしょう。

リモートワークの導入の際には本記事をぜひ参考にしてみてくださいね。

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