テレワークを導入しよう!5分で分かるテレワーク導入方法

  • 2020年11月28日
  • 2020年11月28日
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このように考えている企業運営者の方も、多くいらっしゃるかと思われます。テレワーク(リモートワーク)を導入することで、近年流行している新型コロナウイルスから社員の方々を守ることにつながるでしょう。

この記事ではテレワーク導入を検討している方に向けて、「テレワーク導入方法」について、5分ほどで理解できるように分りやすくご紹介しています。

まずは、テレワーク導入の現状について軽く触れておきましょう。

1.テレワーク導入の現状

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用し、場所や時間に捉われない柔軟な働き方のことです。

2020年4月16日に発令された緊急事態宣言から、テレワークを導入する企業は圧倒的に増大しました。緊急事態宣言が解除されてから、「勤めている企業のテレワーク制度が撤廃されてしまった」という方もいらっしゃるようですが、コロナ感染拡大をきっかけに「テレワークを初めて実施した」という企業は非常に多いようです。

現在でもコロナ感染者は増加しており、「コロナ禍においてテレワークが導入されない現状が怖い」という意見もよく見かけます。

また、コロナを機にテレワークの良さに気がついたという方も多く、テレワークという新しい働き方は、パンデミックの最中である現代において、世界中の人々から見直されているのが現状だと言えるでしょう。

2,テレワーク導入のメリット

「コロナから身を守れる」だけでなく、テレワークにはさまざなメリットが挙げられるでしょう。

テレワークによって企業としては、以下のようなメリットを得ることができます。

・オフィスコストの削減

・事業の継続性が確保される

・優秀な人材獲得や離職防止になる

・出社ありきの慣習から企業変革が可能

テレワークを導入することによって予期せぬパンデミックなどで事業を停止することもなく、従業員のライフスタイルに合わせた働き方のため、人材確保や離職防止になるというわけです。

テレワークによる恩恵は企業だけにとどまらず、従業員にとってもさまざまなメリットがあります。

・通勤時間(交通費)の削減

・業務の効率化

・時間の有効活用が可能

・生活が変化しても働き続けられる

公益財団法人「日本生産性本部」によると、これまでの日本における時間あたりの労働生産性は47.5ドルと異様に低いことが分かり、長時間労働に対し非効率な働き方であることが明らかになりました。

そのため、テレワークによって業務の効率性が改善されていけば、日本全体の労働生産性が向上することが期待されているのです。さらに、テレワークは日本社会においても良い影響を与えています。

・労働環境の負荷軽減

・労働人口の増加

・東京圏における転入超過防止

このように、テレワークによって「企業」「労働者」「社会」において良い影響をもたらすため、多くの方がテレワークに注目しているのです。それでは早速、「テレワークの導入方法」について見ていきましょう。

3,テレワークの導入方法

企業が新しくテレワークを導入するためには、以下4つのステップを踏まえていく必要があります。

①導入目的の取り決め

②社内ルールの制定

③実施環境の整備

④テレワークの評価

それでは、まず「導入目的の取り決め」から見ていきましょう。

①導入目的の取り決め

テレワークを導入するにあたって、企業をどのように変化させるのか、最終的な目標を決めておく必要があります。

「生産性の向上」「人材確保」「業務効率化」「経費削減」「事業継続」などが、テレワーク導入の目的として挙げられるでしょう。このように、現在の企業に足りていないものや事業を展開していく上で重要な目標を、あらかじめ取り決めておくことは非常に重要なことです。

いわゆる、事業変革の土台づくりと捉えることができるでしょう。

②テレワークにおける社内ルールの制定

テレワーク導入目的について取り決めることができたら、を把握したらテレワーク導入に向けて、「テレワークにおける社内ルールの制定」をしていきましょう。そのためには、プロジェクトチームを構成し、社内制度における部門を担当してもらいます。

プロジェクトチームを構成したら、以下のような社内ルールを制定しましょう。

・就業規則

・業務内容

・ICT環境

・実施頻度

・実施場所

・対象勤務

・勤怠管理

・在席管理

・業務管理

・費用負担

・教育・研修

・仕事の進め方

・人事評価制度

・テレワーク実施者

・テレワークの形態

・セキュリティーポリシー

事業のテレワーク化を円滑に進めていくためにも、これらの社内ルールをしっかりと取り決めておくことが重要です。

また、テレワークの形態に関しては「在宅勤務」「モバイルワーク(顧客先、カフェなどを就業場所とする働き方)」「サテライトオフィス(企業の本社から離れた場所のオフィスを就業場所とする働き方)」などがあるため、自身の企業に合った形態を選びましょう。

特に「人事評価制度」などは、しっかりと取り決めておかないと後々トラブルになってしまう可能性が高いため、明確な評価制度を制定しておくことが大切です。

③実施環境の整備

テレワークにおける社内ルールが制定できたら、「実施環境の整備」に取り掛かりましょう。テレワークを導入するためには、ICT環境(情報通信技術)が必要不可欠となります。

ICT環境を整備するためには、

・現在利用しているICT環境を継続利用する

・クラウド型の労務管理システムを導入する

・コミュニケーションツールを活用する

・セキュリティー対策を実施する

これら4つのポイントをチェックしておくことが重要です。

現在利用しているICT環境を利用するためには、「遠隔にてストップを操作できるか」「仮想デスクトップを操作できるか」「クラウド型アプリケーションに、社内外からアクセスできるか」「会社のPCを持ち帰って利用できるか」など、いずれかの仕組みがあることを確認する必要があります。

さらに、勤怠管理・在席管理・業務管理などの「労務管理」では、インターネットを利用する「クラウド型の労務管理システム」を導入することで、リアルタイムで就業状況の確認が可能です。

そして、「SNS」「ビジネスチャット」などのコミュニケーションを活用することで、オフィス以外の場所でも十分な意思疎通が可能となるでしょう。

また、ICT環境を活用したテレワークでは情報漏えいや不正アクセスなどのリスクがあるため、「セキュリティー対策の実施」も重要です。

テレワークにおけるセキュリティ対策としては、「ウイルス対策ソフトウェア」「MDM(複数の端末を一元管理するための仕組み)」「ファイアウォール(インターネットからの不正アクセスから守るためのシステム)」などの導入が挙げられるでしょう。

このように、テレワーク実施環境の整備をしていくことは非常に重要なことです。また、これでテレワークを導入していくための準備が整いました。

そして、テレワークの試行が終わったら「テレワーク導入の評価」をしていく必要があります。

④テレワークの評価

実際にテレワークを試行し終えたら、テレワーク導入目的と試行効果を照らし合わせます。そして、今後における課題を明らかにし、テレワーク本格導入を検討していきましょう。

また、テレワークによる経営効果の測定方法としては、「量的評価」と「質的評価」の2つの評価指標があります。

量的評価の例としては、以下の項目が挙げられます。

・顧客対応(顧客対応回数・時間、顧客訪問回数・時間など)

・情報処理力(プログラムの作成件数・時間、データ処理数・処理時間など)

・オフィスコスト(電気代、紙の使用量、コピー費用、オフィス付随費用など)

・ICTコスト(PC、タブレット、ネットワークコスト、クラウドサービスなど)

・人材確保・維持(新規採用応募者数、離職者数など)

質的評価の例としては、以下の項目が挙げられるでしょう。

・業務改革(知識・情報の共有、業務の効率化、ワークフローなど)

・成果・業績(業務評価、顧客満足度など)

・コミュニケーション(上司・部下・同僚とのコミュニケーション)

・ワークの質(仕事のやりやすさ、モチベーションなど)

・生活の質(家庭生活、個人生活、社会生活、健康の維持など)

・全体評価(総合的な満足度、会社に対する満足度、仕事に対する満足度など)

このように、量的評価と質的評価をもとに導入効果を評価していきましょう。

4,テレワーク導入時のポイント

ここまでで、「社内ルールの取り決め」や「実施環境の整備」など、テレワークの導入方法について理解を深めることができたと思います。また、テレワーク導入時において「助成金を申請する」ということも、忘れてはならない重要なポイントだと言えるでしょう。

助成金とは、返済不要の交付金で、テレワークといった施策に取り組みする際に要する負担金の一部が支給されるものです。「働き方改革推進支援助成金」を受け取ることができるのは、中小企業の場合に限られることが多いものの、テレワークを導入するなら必ず申請しておきましょう。

また、「助成金と補助金の違いは何?」というように思われる方は、きっと多くいらっしゃるでしょう。「お金が支給される」という意味で助成金と補助金は同じですが、補助金は「国や自治体」が税金を使って企業や個人事業主を支援する制度です。

一方、助成金は「厚生労働省」が雇用増加や人材育成のために実施している制度で、受け取るための要件を満たしていることで支給されます。すなわち、助成金と補助金は「機関」や「目的」の違いがあると言えるでしょう。

また、「雇用調整助成金」「中小企業子育て支援金」「IT導入補助金」など、さまざまな制度があるため、できるかぎり有効活用することが大切です。ただ、人気の補助金は発表から2ヶ月で受付終了になることもあるため、早めの申請を心がけましょう。

5,まとめ

テレワーク導入プロセスについて、理解を深めることができたのではないでしょうか。

近年、テレワーク普及の勢いは激しく、「この求人の企業は、テレワークを導入しているか?」ということも、企業を志望する際の志望理由となる場合が多い模様です。

時代の流れを読む企業・ビジネスマンとして、テレワーク導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

また、QQLNEでは、今回ご紹介したような業務効率化ツールに関するセミナーや、G Suiteの導入支援を行なっています。

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