近頃耳にすることが増えた「リモートワーク」。
現在、多くの企業が柔軟な勤務形態を取り入れはじめていることの背景には、政府が働き方改革を推進していることや、新型コロナウイルスの感染拡大があります。
しかしリモートワークとは何なのか、イメージはできるものの具体的には知らない方が多いのではないでしょうか。
そこで今回この記事ではリモートワークとは何か、言葉の意味や在宅勤務との違いを解説します。
リモートワークのメリットとデメリットもご紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
リモートワークとは
リモートワークとは、遠く、遠隔のという意味を持つ「remote」と仕事、労働の意味をおつ「work」という2つの単語を繋げた言葉です。
パソコンとインターネットを利用し、メールやWeb会議、チャットツールなどでコミュニケーションをとりながら、オフィス以外の場所でも同様に業務を行うことを指します。
またIT用語としての「リモート」は離れた場所にある二つがネットワークなどを通じて結ばれている、という意味です。
そのためIT業界やベンチャー企業では馴染み深く、多用されている傾向があります。
なお、リモートワークとよく似た似た言葉として知られている「テレワーク」。
2つの違いは定義の有無です。
テレワークは厚生労働省によって「ICT技術を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。
しかし、リモートワークにははっきりとした定義は現段階では決められていません。
リモートワークもテレワークも「会社以外の場所で働く」という言葉の意味に大きな違いはなく、同義語として利用して問題ないでしょう。
リモートワークと在宅勤務の違い
リモートワークと在宅勤務の違いは勤務場所の定義が異なることです。
リモートワークはオフィス以外の場所で働くことを意味しているために、働く場所に対する指定はありません。
したがって、自宅やレンタルオフィス、カフェ、コワーキングスペースなどで働くこともリモートワークに含まれます。
一方、在宅勤務の場合は自宅での勤務のみを指しています。
勤務場所がより限定されたより狭義的なものが在宅勤務です。
リモートワークの種類
リモートワークにも4種類あり、いづれもオフィスの外で仕事をするという点は共通です。企業との雇用関係とオフィスへの出社頻度によって種類分けされています。
①フルタイム・リモートワーク
②ハイブリット・リモートワーク
③リモート・アウトソース
④テンポラリー・リモートワーク
それぞれ順番に説明していきます。
【リモートワークの種類①】フルタイム・リモートワーク
企業に正規雇用として所属しながら、勤務時間の全てを自宅などのオフィスの外で過ごす勤務形態のことです。
全ての時間をリモートワークとするために「フルタイム・リモートワーク」と呼びます。
基本的に出社せず、主に全ての業務をリモートで行う働き方を主軸として、ミーティングや会議へはチャットアプリやWeb会議ツールを利用してオフィス外から出席します。
クリエイター系の職業やエンジニアを中心として採用している企業が広がっている働き方です。
【リモートワークの種類②】ハイブリット・リモートワーク
企業に正規雇用として所属しながら勤務する点はフルタイム・リモートワークと同様ではありますが、勤務形態が異なります。
ハイブリット・リモートワークはオフィスへ出勤する日とそれ以外は自宅などオフィス以外の遠隔地で勤務する日が混ざっている勤務形態のことです。
ハイブリット、つまり混合という意味から「ハイブリット・リモートワーク」と呼ばれています。
一週間の間に出社する日と遠隔地で勤務する日の比率は企業によって異なり、例えば週1回のだけ出社するスタイルや、自宅での勤務は週に1、2回だけという働き方も可能です。
そのため現在、日本では最も採用されているリモートワークのスタイルでしょう。
【リモートワークの種類③】リモート・アウトソース
「リモート・アウトソース」とは正規雇用ではない、外部委託の社員に勤務時間は全てリモートワークを行ってもらうことです。
フルタイム・リモートワーク同様に勤務時間全て、遠隔で業務を行いますが、雇用形態のみが異なります。
具体的には、フリーランスと契約して、出社してもらうことなく完成した成果物だけをファイル共有サービスなどで提出してもらう場合などを指します。
【リモートワークの種類④】テンポラリー・リモートワーク
最後に紹介する「テンポラリー・リモートワーク」とは一時的な業務をリモートで行うスタイルです。
今まで紹介した上記の3つは全て、勤務時間が決まっていましたがテンポラリー・リモートワークには決まりがありません。
オンラインミーティングなどを含む一時的な業務をカバーするもので、その性質上ほとんどが企業の非正規雇用者に対して適用されることが多いでしょう。
しかし適用されるのが正社員の場合でも、子育てや介護などプライベートで突発的な問題が発生した時にも業務を行えることから注目されている柔軟な勤務形態です。
リモートワークのメリット
リモートワークの導入には主に5つのメリットが挙げられます。
・コスト削減
・生産性・業務効率が高くなる
・優秀な人材を確保しやすい
・緊急時の事業の継続性
・ストレスの軽減
順番に見ていきましょう。
【リモートワークのメリット①】コスト削減
従業員がオフィスで勤務している場合、以下のようなコストが発生しています。
・社員がオフィスに出社するための定期券代などの交通
・従業員全員が収容できるだけの規模のオフィスの設備費
・オフィスの光熱費、水道代
・複合機のコピー紙など必要なものの備品費
これらはリモートワークにするだけで大幅な削減が可能です。
従来の働き方では削ることのできなかったランニングコストまでも削減することができるようになることは企業側にとって大きなメリットでしょう。
【リモートワークのメリット②】生産性・業務効率の向上
オフィスでの業務中には不意に予定外の業務などが発生して、作業を中断する場面も珍しくはありません。
・出席の不要な打ち合わせや会議
・顧客からの電話対応
・周囲の雑音、割り込み
・同僚との雑談
しかしリモートワークなら上記のような場面がなくなり、仕事に集中できます。
これにより生産性や業務効率の向上が期待できるでしょう。
【リモートワークのメリット③】優秀な人材の確保
オフィスへ通勤する従来の働き方では、経験や実力があっても様々な理由で退職を考えざるを得ない人達がいました。
テレワークを導入すれば、毎日の出勤の必要がなくなるため、育児や介護を理由に退職を考えている人の離職を防ぐことも可能でしょう。
また通勤の必要がなくなるだけで採用の幅も広がり、通勤距離を問わず優秀な人材を採用することができます。
【リモートワークのメリット④】緊急時の事業の継続性
大型台風や地震の発生、感染症の世界的流行など、突然いつ誰が通勤が困難になるかもわからない状況に陥ることもあります。
あらかじめ、リモートワークのできる準備をしておけば、災害時でも業務の継続が可能です。
企業側はリスクを分散させることで事業が急激に傾くことを防げます。
【リモートワークのメリット⑤】ストレスの軽減
通勤がなくなるだけで仕事以外のストレスが軽減できる効果も期待できます。
・満員電車による通勤による肉体的ストレス
・対面でのコミュニケーションが減ることによる精神的なストレス
・感染症へ晒されるリスクが低下することによる、体調不良からのストレス
通勤時間の分、プライベートな時間に充てることが可能になり従業員のモチベーションをあげることができます。
またストレスを緩和することで、離職率の低下に繋げることも期待できるでしょう。
リモートワークのデメリット
リモートワークにはメリットがある反面、以下のようなデメリットがあることも事実です。
・コミュニケーションが取りにくい
・勤怠管理の難しさ
・情報漏洩のリスク
・生産性が低下する恐れ
それぞれについての説明と、対策も紹介していきます。
コミュニケーションが取りにくい
リモートワークは性質上、コミュニケーションがメールやチャットになるので顔を合わせる機会がなくなり、コミュニケーションが不足しがちです。
信頼関係の構築が難しく、業務に関係する連絡が遅くなったり、連携が取りにくくなってしまうこともあるでしょう。
また業務の進捗の確認が難しくなるため、全て結果だけで判断されてしまうことがあり正当な評価が受けにくくなるケースもあります。
対策としてはビデオ通話を利用して、上司と顔を合わせた状態で定期的に業務報告などを行う。またはチャットツールを積極的に利用してタイムリーな状況を部署内で共有すると良いでしょう。
勤怠管理の難しさ
リモートワークは勤務実態の把握が複雑になるため、確認しにくくなってしまいます。
オフィスにいれば、出社と退社したかの把握は簡単ですが、リモートワークではその場にいないために会社側での把握が難しいです。
対策としては勤怠管理システムなどを利用したり、PCや会社のシステムにログインしている間は勤務時間にするなどルールを作り、可視化することで解決できるでしょう。
情報漏洩のリスク
リモートワーク中は仕事のために業務に関係するデータを外部に持ち出すことになります。
そのため、リモートワークの導入時にはセキュリティに対して、企業側だけでなく従業員の意識を向上しなければなりません。
対策としては企業側が、セキュリティソフトの導入や社外からのアクセスはVPNに限定したり、SNSとの連携をできなくするなどする必要があります。
また、リモートワークを行う従業員それぞれがセキュリティに対する知識を持ち、データを扱うことも徹底しましょう。
生産性が低下する恐れ
リモートワークは従業員側がスケジュールやタスクの管理がきちんとできないと、かえって仕事の生産性が低下してしまうこともあります。
・休憩時間を長く取りすぎてしまう
・気が緩んでだらだら仕事をしてしまう
・オフィス勤務よりも仕事に集中しすぎて寝るのが遅くなってしまう
上記のような事態に陥らないためには従業員側が自ら環境を整えることも重要です。
また企業側としては定期的な面談や報告の機会を設けることで、リモートワーク中の業務内容についても把握することが対策になるでしょう。
まとめ
ここまでリモートワークについて紹介してきました。
リモートワークとはパソコンとインターネットを利用し、オフィス以外の場所でも同様に業務を行うことです。
この記事では、リモートワークとは何か、種類や違いについてもこの記事では触れてきましたがいかがだったでしょうか。
ご自身や企業に合った働き方を考える際には、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
また、QQLNEでは、今回ご紹介したような業務効率化ツールに関するセミナーや、G Suiteの導入支援を行なっています。
ご利用を検討されている方は、ぜひ下記ページからご連絡ください。
