テレワークに必要なアプリ12選!利用してみた感想もご紹介

  • 2020年10月4日
  • 2020年10月4日
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新型コロナウイルスの流行により、現在様々な企業で利用が送信されているテレワーク。

しかし、実際に行ってみると、通常の業務のようにうまく行かず、お困りの方も多いのではないでしょうか。

そこで、今回はそのような方に向けて、利用することでテレワークのお悩みや課題を解決できるアプリをご紹介していきます。

早速みていきましょう。

テレワークとは?

テレワークとは厚生労働省によって「ICT技術を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。

なお、テレワークとよく似た似た言葉として知られている「リモートワーク」。

リモートワークとは、遠く、遠隔のという意味を持つ「remote」と仕事、労働の意味をおつ「work」という2つの単語を繋げた言葉です。

パソコンとインターネットを利用し、メールやWeb会議、チャットツールなどでコミュニケーションをとりながら、オフィス以外の場所でも同様に業務を行うことを指します。

またIT用語としての「リモート」は離れた場所にある二つがネットワークなどを通じて結ばれている、という意味です。

そのためIT業界やベンチャー企業では馴染み深く、多用されている傾向があります。

しかし、リモートワークにははっきりとした定義は現段階では決められていません。

リモートワークもテレワークも「会社以外の場所で働く」という言葉の意味に大きな違いはなく、同義語として利用して問題ないでしょう。

テレワークのメリット

テレワークには、以下のような7つのメリットが挙げられます。

  • 生産性向上
  • 業務効率化
  • 無駄な費用の削減
  • 優秀な人材の確保
  • ワークライフバランスを整えられる
  • 育児・介護と仕事の両立
  • ストレスの緩和

順番に解説していきます。

1-1.生産性向上

テレワークは、会社の生産性を大幅に向上することができます。

総務省は、テレワーク導入している会社と導入していない会社では、労働生産性が1.6倍異なると発表しました(参照:総務省「テレワークの最新動向と今後の政策展開」P.5 テレワーク導入と生産性向上)

会社員の中には、「オフィスだと周りに気を遣いすぎてしまう」「1人でいるほうが集中できる」といった、オフィスよりも自宅で勤務することを得意とするタイプの人もいます。

テレワークは、自宅に限らず、モバイルワークとして好きな場所で働くことが可能です。

会社のデスクに縛られる必要がなくなり、あらゆる角度からの生産性の向上が期待できます。

1-2.業務効率化

テレワークを導入する会社は、業務の効率性の向上を狙うことをいちばんの目的としています(参照:総務省「令和元年通信利用動向調査ポイント」P.7 テレワークの導入目的)

遠隔での勤務形態では、本当に必要な仕事内容だけが残ります。

テレワークでは、長時間におよぶ結論の見えない会議、通期の時間を大幅に削減します。

業務が習慣化してくると、行っている作業の非効率性に気づきにくくなってしまうもの。

実際、テレワークによって時間や作業のムダに気づくことができたという声もあがっています。

テレワークでは上司への報告義務がより頻繁に発生するため、タスクを見える化する意識が芽生えます。

「なんとなく出勤」というあいまいな目的意識をなくし、成果主義に軸足をうつすことで、会社全体の業務効率化を狙うことができます。

1-3.無駄な費用の削減

オフィスへの通勤では、以下のようなさまざまなコストがかかっています。

  • 会社員1人ひとりの通勤定期代
  • 会社員全員を収容できる広さのオフィスの代金
  • 資料共有のための用紙代、印刷代

これらは、テレワークによって削減が可能です。

通勤費は1ヶ月で1人あたり数万円かかっています。

電車や車で通勤している時間は、会社員の利益創出はあまり期待できません。

ムダなコストを抑えると、営業収益をそのまま成果へつなげることに役立ちます。

1-4.優秀な人材の確保

また、通勤時間を割ける生活環境ではないかもしれません。

テレワークでは、会社に合う高いスキルの人材を、より広く集めることが可能です。

以下のような人材は、テレワークとの相性が良いと予想されます。

  • 就業したいが、勤務地が遠いので今まで諦めていた人
  • 育児や介護などで一時的に通勤時間を割くことが難しい人
  • 他の仕事をしながら、パラレルワーカーとして幅広いスキルの提供をしたい人

コミュニケーションツールを確立できれば、面接もオンラインで完結できます。

1-5.ワークライフバランスを整えられる

家族のいる会社員の中には、長い通勤時間のために、同居している家族とコミュニケーションがとれない人も多いはず。

テレワークによって通勤時間をゼロにすることで、会社員のワークライフバランスを守ることに役立ちます。

家族とのコミュニケーション以外にも、「仕事後にすぐに家事に取りかかれる」「睡眠時間を確保できる」など、時間を有効活用できるようになます。

1日の時間は24時間と限られています。

社員のライフバランスが整うと、趣味の充実や仕事のスキルアップができるようになり、結果的に会社への貢献度が高まることもあります。

1-6.育児・介護と仕事の両立

出勤型の勤務形態では、育児や介護を理由に出勤できなくなり、やむなく退職してしまう人もいました。

しかし、退職すると収入の確保が難しくなるため、できれば続けたかったという本音もあります。

テレワークであれば、在宅勤務によってある程度の育児・介護との両立が可能になります。

週に1、2回など柔軟な働き方も取り入れると、家族の事情で勤務時間をあまり取れない人も参画できるようになります。

本当の意味での社員の多様化を実現でき、企業イメージの向上にもつながるでしょう。

1-7ストレスの緩和

テレワークは、対人ストレスを軽減できます。

また、個人の工夫次第で、各々に合った快適な勤務環境を作れます。

堅苦しいスーツではなく楽なTシャツを着て、自然が見えてリラックスできる窓のそばで、自分とって快適な室温で勤務できるなど、ストレス軽減のために柔軟な環境づくりができりようになります。

テレワークのデメリット

テレワークには、以下のような3つのデメリットも挙げられます。

  • コミュニケーションの減少
  • セキュリティの脆弱化
  • 社員マネジメントの難化
  • 勤怠管理の複雑化

それぞれに対する対策と合わせて解説していきます。

2-1.コミュニケーションの減少

実際に顔を合わせる機会が減るので、コミュニケーション不足になることが懸念されています。

テレワークの業務では、労働者側のある程度の自律性が求められます。

しかし、報告・連絡・相談は業務を円滑に進めるためには必要不可欠です。

コミュニケーションの量は、出勤型の勤務と同様に、会社側が常に注意しておく必要があります。

【コミュニケーションの減少にともなう対策】

日報の作成、また、それにともなうフィードバックをする環境を整えます。

これだけであれば、特別なグループウェアでなくても可能です。

メールやチャットなどを通じて、部下がコミュニケーションしやすい環境を整えましょう。

また、1週間に1度、上司と部下の1on1(状況把握や目的達成のための個人面談)をするのも効果的です。

個人面談は30分~1時間など短い時間で大丈夫です。

オンラインでも顔を合わせて話すことで、従業員の悩みや課題点をしっかりと聞きだせるようになります。

2-2.セキュリティの脆弱化

テレワークでは、家庭など外部のネットワークを使うことが予想されます。

そのため、機密情報の漏洩や詐欺にあうリスクには、しっかりと対策をとっておかなければなりません。

情報漏洩や重要情報の消失は、ものによっては多額の賠償問題へと発展してしまうこともあります。

テレワーク導入前に十分にとチェックしておきましょう。

【セキュリティの脆弱化にともなう対策】

総務省では、テレワークのセキュリティガイドラインを発表しています(参照:総務省「テレワークセキュリティガイドライン 第4版」)

総務省によると、情報セキュリティ対策は、「ルール」「人」「技術」のバランスが高く保たれている必要があります。

テレワークの導入ソフトを慎重に選び、社員へのセキュリティ対策の周知や、トラブル報告の義務を徹底して行いましょう。

また、中小企業の情報セキュリティ対策を支援する取り組みとして、以下のようなものがあります。

① SECURITY ACTION (独立行政法人情報処理推進機構(IPA))

IPA が公開している「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」に基づき次

の取組を行う旨の自己宣言をすると、SECURITY ACTION 各ロゴマークを自社

サイト等に掲示することができ、自社のアピールにつながります。

 「情報セキュリティ 5 か条」の実践・・・★一つ星

 「自社診断シート」に基づくセキュリティポリシーの策定・公開・・・★★二つ星

② 情報セキュリティ理解度チェック(NPO日本ネットワークセキュリティ協会)

「電子メールに関する知識」「インターネットの利用法」「ウイルスに関する知識」

「パスワードの管理」など、テレワークを行う上でも重要なセキュリティ知識を従

業員がどの程度理解しているかの自己チェック環境を提供しています。
(引用:総務省「テレワークセキュリティガイドライン 第4版」P.7 コラム)

セキュリティ意識の徹底したテレワーク業務は、社内のみならず社外へのアピールにもなります。

テレワークの導入を良い機会として、さまざまな角度から会社の取り組みを強化させることができます。

2-3.社員マネジメントの難化

オフィス内で一緒に仕事をしている時は、普段の何気ない会話やしぐさから、社員のモチ

ベーションを推測することができました。

しかし、テレワークの場合、今までの方法のままでは細やかな社員マネジメントが難しくなります。

テレワークには、個人の時間管理やモチベーション管理のスキルが求められます。

しかし、社内の中にはそのような自己マネジメントを不得意とする人もいるでしょう。

在宅勤務に適した方法で、社員マネジメントを行っていく必要があります

【社員マネジメント難化にともなう対策】

上司・部下ともにタスクの見える化を徹底します。

「今日1日、自分は何を達成すべきなのか」「同僚や上司は同じ時間にどんな仕事をしているのか」を知っておき、共有しておくことが大切です。

これにより、日々の目的意識がはっきりとするためモチベーションの維持が期待できます。

また、上司の状況を知った上で報告や相談をすることができるため、部下がコンタクトの時間に配慮しすぎて結局情報を伝えそびれる、というリスクを減らすことができます。

また、コミュニケーションの機会を多くすることも、社員マネジメントの強化に役立ちます。

1 on 1に限らず、オンラインで雑談できる機会を設けるなど、さまざまな取り組みができます。

テレワークは最初こそ慣れないことに戸惑うかもしれませんが、画面越しにコミュニケーションすることならではの強みもあり、成果主義で腹を割ったマネジメントを実現できる可能性も広がっています。

2-4.勤怠管理の複雑化

テレワークは、極論を言えば、寝食以外の時間を全て仕事に費やすこともできる手法です。

9:00~18:00以外のさまざまな時間帯の働き方ができ、自由度が高まります。

しかし、勤務時間は基本的には8時間程度。

雇用契約より多すぎても少なすぎても問題になります。

出社形態の時よりも、社員の勤務時間をしっかりと把握しておく必要があります。

【勤怠管理の複雑化にともなう対策】

まずは、雇用契約書をよく確認した上で、勤務の開始時間と終了時間をはっきりとさせましょう。

自宅などの仕事場所にカメラを設置する会社もありますが、毎日の出退勤時間をチャットなどで報告するだけで社員の意識は高まります。

会社が多様な働き方に柔軟に対応していけるかどうか、世の中から問われているタイミングともいえます。

テレワークにオススメのアプリ12選!

【テレワークにオススメのアプリ①】Slack

Slackは、世界中の企業で導入されている情報共有ツールです。

その特徴として最初に挙げられるのが使いやすさです。シンプルながら、様々な外部ツールと連携可能な点や、チャットの投稿後に修正が可能な点など、ユーザー目線で考えられた使いやすい機能が揃えられています。

さらにエンターテイメント性に富んでいるのも他の情報共有ツールには見られない特徴。

オリジナルの絵文字を作成して使用できたり、チャットルームを細かくカスタマイズ性能できたり、自然とコミュニケーションが促進されるような工夫が施されています。

コミュニケーションが少なくなりがちなテレワーク中でも、効率的に会話やチャットを行うことができます。

【テレワークにオススメのアプリ②】Zoom


zoomとは、場所や時間を問わずオンライン上で会議を行う事ができるクラウドサービスのこと。

複数人で通話を行う事ができる、いわばLINEでのグループ通話に特化したようなツールです。最近では会議だけでなく、オンライン飲み会や友達同士の雑談にまで使われています。

PCやスマートフォン、タブレット端末など様々な端末からアクセスする事ができ、その使い心地もビジネスに特化したものになっているため、企業での利用が普及しつつあります。

【テレワークにオススメのアプリ③】Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供している情報共有ツールです。

コミュニケーションのための様々な機能が揃っており、社内・外を問わず利用することができます。Gmailなどの外部ツールとも連携可能な点も嬉しいポイント。

さらに、フリープランでもユーザー数に制限なく利用できるのもメリットといえるでしょう。無料でもしっかりと活躍してくれるためテレワーク中にぜひ活用したいアプリの1つです。

【テレワークにオススメのアプリ④】Microsoft Temas

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供している情報共有ツールです。

基本的な情報共有ツールとしての機能は一通り備えており、そのほかにもファイル管理機能などの多くの便利な機能を揃っています。

Office365へのアップグレードも可能なため、より多くの機能やストレージ容量が必要な場合にも簡単に対応することが可能です。

遠隔で会議をすることが増えがちなテレワークの中で、時間をかけずに情報のお共有を行うことができるため、簡単に業務効率化を図ることができます。

【テレワークにオススメのアプリ⑤】Skype

Skypeはマイクロソフトが提供する通話サービスとして有名ですが、web会議にも活用できるのはご存じでしょうか。それも利用するのにサインアップは必要なく、ダウンロードも不要。会議の時間制限もありません。

特徴的な機能として通話の記録や画面共有機能、ビデオ通話時の背景の変更など、遠隔で会議をしなければならなくなるテレワークに必須のアプリです。

【テレワークにオススメのアプリ⑥】Drop box

ビジネスマンであればほとんどの方が聞いたことがあるであろうDropbox。実際に多くの企業で導入されているオンラインストレージです。

無料プランでは最初は2GBまで利用することが可能。その後は友達を招待することで最大16GBまでストレージ容量を増やすことができます。使いやすさにも最大限考慮されており、普段PCにデータを保存するときと同じ感覚で利用することができます。

基本的なオンラインストレージ機能の他に、以下のような機能も揃えられています。

  • 文書を作成できるDropbox Paper
  • 動画・画像を用いたポートフォリオやプレゼンテーションが作成できるDropbox Showcase
  • オンライン上でのOfficeファイルの編集
  • スマートフォンで撮影した写真の自動アップロード

【テレワークにオススメのアプリ⑦】G Suite

G Suiteは、Googleが提供するグループウェアです。

全ての機能でクラウドが利用されており、オンライン上にデータが保存されているため、どこからでも、どの端末からでも同一のデータにアクセスすることが可能です。

さらに、G Suite内で提供されているワープロソフトであるGoogleドキュメントや、表計算ソフトのスプレッドシートでは、複数人での共同編集が可能。変更がリアルタイムで更新されるため、離れた場所にいても簡単に作業を行うことができます。

さらに、セキュリティの信頼性が高いのもG Suiteの特徴の1つ。

Googleのデータセンタが非常に堅牢なセキュリティを築いているのはもちろん、二段階認証や遠隔で端末にロックをかけられる機能など、セキュリティを高める機能も多く揃えられています。

【テレワークにオススメのアプリ⑧】ジョブカン

ジョブカンは株式会社Donutsが提供する勤怠管理システムです。様々な企業から人気を博しており、東横インやナムコなどの大企業でも導入されています。

人気の秘密は、やはりその使いやすさ。様々な人が使う機会のある勤怠管理システムですが、ジョブカンは誰でも使える操作性を実現しています。

ジョブカンでは「全ての『働く』を支える」をモットーに、様々な種類の打刻機能、シフト管理、集計機能など、様々な面から業務をサポートしてくれます。

【テレワークにオススメのアプリ⑨】kintone

Kintoneは、サイボウズOfficeと同様株式会社サイボウズが提供するグループウェアです。

サイボウズOfficeとの1番の違いはそのカスタマイズ性能。勤怠管理やスケジュール管理など、業務の効率化に必要な機能をアプリとして簡単に開発することができます。

対面で仕事ができないことで、コミュニケーションや協力がスムーズにできなくなってしまうテレワーク。kintomeのようなグループウェアで業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

【テレワークにオススメのアプリ⑩】Googleドライブ

Google Driveは、Googleが提供するオンランストレージです。

Googleアカウントのみで始められることもあり、個人・法人を問わず様々な場面で利用されています。

無料プランでは15GBのストレージ容量を利用することが可能。アップグレードすることで最大で30TBまで使用することができます。GmailやGoogleドキュメントなど、他のGoogleのツールと相性が良いため、利用頻度が高い方におすすめのオンラインストレージです。

さらに、Google Driveが付随するグループウェアであるG Suiteを導入すれば、ビデオ会議や情報の管理ソフトなど、業務効率化を図ることができる様々なツールも利用可能。汎用性の高い使い方ができるのも嬉しいポイントです。

【テレワークにオススメのアプリ⑪】Googleハングアウト

GoogleハングアウトはGoogleが提供しているWEB会議アプリです。

簡単に導入することができ、直感的な操作で利用することができるため、初心者の方にもオススメのアプリ。

WEB会議機能だけでなくグループ・個人でのチャットや画像・動画の送信も可能。テレワークを行うにあたりWEB会議アプリの利用を検討している方はまずこちらのGoogleハングアウトを利用してみてはいかがでしょうか。

【テレワークにオススメのアプリ⑫】Evernote

Evernoteは、テキストなどのデータを保存できる情報共有ツールです。

メモ機能としての機能に特化しており、テキストデータの他にも、画像や音声、動画などもクラウド上に保存することができます。

まとめ

今回はテレワークに必要なアプリについてご紹介をいたしました。

新型コロナウイルスの影響により、今や多くの企業で導入されているテレワークですが、やはり対面で業務を行う際と比較をすると様々な障壁が存在しています。

そこで、今回ご紹介したようなテレワークをする方に向けたアプリを利用することで、ぜひ効率的なテレワークを行ってみてはいかがでしょうか。

また、QQLNEでは、今回ご紹介したような業務効率化ツールに関するセミナーや、G Suiteの導入支援を行なっています。

ご利用を検討されている方は、ぜひ下記ページからご連絡ください。

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