コロナウイルスの影響により、在宅ワークを余儀なくされたという社会人や学生の方は多いかと思います。
そのような状況の中でも会議を開かなくてはならない、授業をしなければならないようなことを余儀なくされている中で活躍するのががweb会議を無料でできるwebシステムです。
今回はそんな無料で使えるweb会議システムを9つご紹介します。ぜひ、この機会に利用してみてはいかがでしょうか。
web会議とは
Web会議とは、資料やソフトウェアなどの実務作業において必要不可欠な会議をツールなどを用いてweb上で行うことを言います。
パソコンのみならず、スマートフォンやタブレットを用いて利用できるのがweb会議の最大のメリット。場所や時間を問わずにどこでも会議を行うことが可能です。
最近まで日本国内での利用はあまり見られていませんでしたが、少しづつ利用が促進されつつあります。
無料で使えるweb会議システム9選
zoom
zoomとは様々なデバイスを利用した簡単なビデオ会議とメッセージ送信を目的としたクラウドサービスです。
そんなzoomには3つの大きな特徴があります。
まず１つ目に、全体的な利便性が非常に高いという点が挙げられます。パソコンやタブレット、スマートフォンなど、どのようなデバイスでも簡単にwebミーティングを開始することができ、面倒なステップをスキップして会議への参加などのアクションを行う事が可能です。
2つ目に、場所とデバイスを問わずに参加できるという点です。web会議がカレンダーと同期されるシステムも備わっていたり、ストレスフリーに利用する事ができます。
最後が、ビデオ会議機能が様々な用途に使いやすいように設計されている点。社内での通信はもちろん、社外においてもミーティングへの参加が可能、最近ではオンライン飲み会などに使われたりもしています。
zoomはwebセキュリティの脆弱性を指摘されていますが、現在はセキュリティ強化や対策が行われています。個人・企業での利用を問わず誰でも簡単に利用可能、すぐに始められます。どのweb会議システムを使うか迷った際はzoomを使ってみてはいかがでしょうか。
skype
Skypeはマイクロソフトが提供する通話サービスとして有名ですが、web会議にも活用できるのはご存じでしょうか。それも利用するのにサインアップは必要なく、ダウンロードも不要。会議の時間制限もありません。
特徴的な機能として、以下のようなものがあげられます。
①通話の記録・保存
skypeの機能の中でも最も魅力的なものの1つと言えるのが通話を記録し、後から聞き返す事ができる機能。これにより、メモを取る事などに気を取られずweb会議に集中することができます。
ちなみに、通話の記録は最大で30日間しか保管されません。
②通話時に背景をぼかす事ができる
外出先にいる時や自分の部屋を相手に見られたくない時など、意外と使う事の多いこの機能。余計な背景を映さず、ぼかすことで会議に集中することができます。
③画面共有機能
ビデオ通話中に、共有したいデータ（プレゼンテーション、作業の資料、デザインなど）がある際に、skypeでは簡単に他の参加者に共有を行う事ができます。これにより、チャットなどを用いてレビューをしてもらうことで作業を効率的に行うことも可能です。
zoomと同様に、Skypeでも様々なデバイスでの利用が可能。アプリだけでなくwebからでも利用することができアカウントを持っていなくても使う事ができます。アカウントを作るのが大変と感じる人や面倒だと思う人もSkypeであれば、そのような手間を省くことができます。
Microsoft Teams
「オンライン会議を活用してリモートワークを効率的に」という事をモットーに開発されているMIcrosof Teams。
どこにいても、誰とでも会議することができ、1対1から複数人のチーム、さらには最大 10,000 人のライブイベントまで開催することが可能です。MIcrosoftが提供しているだけあって、セキュリティ強度はもちろんや音声・ビデオもばっちりです。
さらに、Microsoft Teamsには以下のような特徴が揃えられています。
簡単に素早くミーティングを開始できる
Microsoft Teamsなら会議をワンタッチで開始することが可能。面倒な設定や手間が必要ないため、大幅な時間短縮が望めます
画面やコンテンツを参加者に簡単に共有できる
MIcrosoft Teamsの最大のメリットとも言えるのが、Microsoft 365 とシームレスに統合されている点。
WordやExcel、Powerpointなどのツールを簡単に参加者に共有する事ができます。
Microsoft 365をメインツールとして利用している方や企業には、こちらのMIcrosoft Teamsのご利用をおすすめいたします。
文字起こし機能
Microsoft Teamsaには、他のweb会議システムでは見られない独自の機能として、自動文字起こし機能が付いています。これを利用することで会議を振り返りやすくなり、議事録などを大幅に簡略化する事ができます。
Chatwork
Chatworkとは、web会議機能だけでなく、メールや電話など、コミュニケーションに関する様々な機能を取り揃えているグループウェアです。もともとコミュニケーションツールを用いて、業務効率を向上させることを目的として作られているため、業務効率化にも役立てる事が可能です。
社内全体のコミュニケーションの改善
Chatworkを導入する事で、web会議をする事が可能になるだけでなく、社内全体のコミュニケーションを改善する事ができるようになります。
用途に応じてビデオ通話だけでなく、付属のグループチャット機能やメールの利用をする事で、社内コミュニケーションを促進することが可能。
さらに、メール送信時のファイル送受信の容量制限がないため、大容量ファイル送信機能を使う手間も削減する事もできます。
自分に合うようにカスタマイズができる
GmailやTwitterなどの普段使っているサービスとChatworkを連携して、各サービスの通知の集約、対話型のボット機能などを利用する事ができます。
このように、単なるコミュニケーションツールではなく、ユーザビリティや業務効率性をとことん追求している点がChatworkの特徴と言えるでしょう。
Whereby
Wherebyは、「どこからでも自由に仕事ができる」ということをテーマに開発されたweb会議システムです。
アプリやソフトウェアのダウンロードは必要なく、自動発行されるURLをワンクリックするだけで会議に参加する事ができます。
また、無料プランでは4人まで接続する事ができるため、「ちょっと友達とweb上で話がしたい」といった方にもおすすめ。気軽に利用する事ができるweb会議ツールの1つです。
まだあまり聞きなれないツールという事で、利用を避けてしまう方もいるかもしれませんが、使いやすさや手軽さは他のツールにも負けず劣らず。ぜひ一度利用をしてみてはいかがでしょうか。
Cisco Webex Meeting
Cisco Webex Meetingは、最良のweb会議を顧客に提供することをテーマに開発されたweb会議システムです。
ユーザーの利便性をとことんまで追求した、以下のような使いやすく便利な機能が多数実装されています。
会議に簡単に参加する事ができる
対面で人と会う時と同じように、シンプルかつシームレスに会議を開くことができます。モバイルアプリを利用することで、どんな場所・どのようなデバイスからでも打ち合わせを行うことが可能です。簡単に会議を開催できるうえ、リンクをクリックするだけで簡単にweb会議に参加できるのは時間効率面からも大幅なメリットだと思います。
チームの考えをまとめやすい
参加者が、使用者のドキュメント、スプレッドシート、アプリケーションを共有できる設定を入れることができ、状況によって設定を変えられるのはこのweb会議システムの1つの強みだと思います。他の人が情報を後追いできるように、会議を録画する機能ももちろん搭載されています。
人数を気にせず誰でも招待できる
どんな場所からでも会議を予定することができます。例えば、今仕事をしている場所からでも構いませんし、自宅からも可能です。さらに、どんな場所からでも会議に参加することができます。ホストからの招待を受ければ、どんな接続方法でもなりふり構わず会議に参加ですることも可能です。もちろん、ゲストも参加することができ、参加者の人数も問いません。最大で40,000 人を超える人と同時にweb会議を行うことも可能です。
クリックまたはタップして参加
生産性向上ツールを使用しているため、会議を非常に効率的に行うことができます。会議への参加も短縮化により、会議を簡単に行えます。Cisco Webex Meetingに於いてダイヤルインは不要。また、 Webex アプリを使用すれば、ダウンロードなしでも会議を開いたり、参加することが可能です。
Cisco Webex Meetings が世界中でシェアされ活躍している理由のひとつとして挙げられるのは、操作の簡単さです。インターネット環境さえ整っていればソフトウェアのインストールは不要ですし、OSやデバイスは幅広く対応しています。直感的に使いやすいUIを採用していますので、専門知識がなくてもすぐにWeb会議に参加することができます。
V-SESSION
V-SESSIONはウェブブラウザだけで手軽にweb会議・テレビ会議を無料で始められるクラウドサービスです。特別なソフトウェアのインストールは不要でウェブブラウザからアクセスするだけで、簡単・安全に利用することができます。さらに、有償版では、無料版ではできない多人数会議や会議の録画、機能制限を利用したセキュリティの強化などが行えます。
さまざまな技術・動作環境を調査検証した機能を兼ね備えておりますが、これは誰でも簡単に安価で手に入れることができます。web会議、テレビ会議を実現することに成功し、ウェブブラウザからアクセスし利用できるクラウドサービスとなっています。企業や企業間で映像を使ったコミュニケーションが普及し、企業内外の課題解決、生産性の向上を目的としたweb会議システム、それがV-SESSIONです。
映像と音声を使ったコミュニケーションは、場所を超え、移動時間の無駄を省き、リアルタイムに情報を伝え意思決定ができます。自宅や出張先、移動中も会議に参加することができ、遠方のお客様との打合せに利用をすることも可能になります。
V-SESSIONは、web会議、テレビ会議に必要な機能をご利用いただくことができるため、本支店や営業所間での会議に、テレワークや在宅ワークでの自宅からの利用に、遠方のお客様との打合せにと幅広い用途でご利用することができます。
無料のweb会議システムのメリット・デメリット
・無料web会議システムのメリット
無料web会議システムを導入することにより、どんなメリットがあるのかご紹介したいと思います。
会議資料の準備が容易である
直接会って会議をする場合、資料を印刷し配布するなどの作業に加えて、印刷の手間や紙のコストが掛かるなど負担が大きいです。ですが、web会議システムを導入することにより、資料を画面に表示しながら会議に参加することができます。これにより、手間やコスト、資料の置き忘れによる情報漏洩のリスクを抑える効果も見込めます。
意志決定のスピードが上がる
ビジネスに於いてスピードというのは重要で、そのスピード向上に役立つのがweb会議システムです。従来であれば、重役が外出中で翌日まで戻ってこない、という事態が起きた場合、必然的に意思決定が遅れてしまいますが、web会議システムを活用することにより、外出先からでも会議に参加することができるため、迅速な意思決定を可能とします。
働き方の多様性へ
web会議システムを利用することにより、働き方の幅が広がることは大きな長所だと思います。例え、在宅勤務をしていたとしてもweb会議システムを使うことにより、会議に参加することができます。他にも、営業先に直接訪問せずとも商談することも可能になり、効率的に働くことができます。
・無料web会議システムのデメリット
無料web会議システムを導入することにより、どんなデメリットがあるのかご紹介したいと思います。
最低限の環境構築を必要とする
web会議システムの一番の欠点とも言えるのが環境に左右されてしまうということです。回線状況が悪ければ会議にも大きな支障を与え、状況によっては中断してしまうこともあるかもしれません。それに、音質や画質が悪ければそこに意識が向いてしまい集中力が欠けてしまう原因にもなりかねません。
参加者の表情や雰囲気がわかりづらい
実際に会って行われる会議では、参加者の一挙手一投足を観察することができ、集中力や雰囲気を感じられます。しかし、web会議では臨場感が物足りず、小さな変化に気付かないということも多々あります。対策としては、なるべく人数を絞って会議をするのがいいと思います。
web会議に合った進行が求められる
参加する人数が多いと誰が発言したかわからなくなったり、大人数の影響で映像が小さくなることで画質が下がってしまうなどweb会議ならではの様々な弊害が考えられます。
無料web会議システム導入時の注意点
注意点として一番に挙げられるのが、情報の漏洩です。web会議システムはインターネットさえ使えれば利用できてしまいます。人が多くいる場所やフリーwi-fi環境での使用を禁止にしたり、と制限を設ける必要があります。
それから提供形態にも気を配る必要があります。自社ネットワーク内にサーバーを設置するオンプレミス型、外部サーバーにアクセスするクラウド型、と無料web会議システムにも種類があります。この選択の意味は、セキュリティ対策です。セキュリティ対策に自信があるのであれば、オンプレミス型を利用するのがベターです。ただし、セキュリティ対策を強く意識し過ぎるあまり、使いにくい製品を選んでしまうのは愚の骨頂と言えますので注意してください。
まとめ
今回、無料web会議システムを9選ご紹介してきました。それぞれに特徴があり、用途に合わせながら使うのが良いと思いますが、明確な用途が決まっていないという場合は、セキュリティの高さを一番に考えてみてはいかがでしょうか。
無料web会議を活用することによるメリット、デメリットは会社に大きな影響を与えるものですので、慎重に取り扱うことをオススメします。
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