現在、新型コロナウイルスの感染拡大によって多くの企業が導入し始めた「在宅勤務」。
3密を回避することに繋がり、コロナウイルスへの感染防止策として有効であることはもちろんですが、在宅勤務には様々なメリットがあります。
しかし在宅勤務を行っていなかった企業としては、新たな勤務形態を試みるのは、企業側・従業員側共に心配や不安があるかと思います。
そこで本記事では、在宅勤務によるメリットをご紹介していきます。デメリットも含め、在宅勤務を導入する際のポイントについても解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
1,在宅勤務とは
在宅勤務とはテレワークの1種であり、文字通り「自宅で仕事をすること」という意味です。
テレワークは厚生労働省にて「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。テレワークという勤務形態の中でも勤務場所を自宅と限定したものが在宅勤務です。
（参照：https://telework.mhlw.go.jp/telework/about/）
在宅勤務では主にノートPCなどのIT機器を利用して単独で作業します。会社や同僚との連絡は、電話やFAX、もしくはメールやチャットツールなどのインターネットを利用したサービスを用いて行います。
在宅勤務はテレワークの中でも他の働き方とは異なり、外出を前提としません。そのため通信環境とノートPCなどの仕事道具さえあれば、大きな災害時でも業務を継続することができるので、注目を集めている働き方です。
2,在宅勤務のメリット
在宅勤務を導入すると、主に6つのメリットがあります。
・業務効率・生産性の向上
・運営コストの削減
・良質な人材の確保
・企業イメージの向上
・事業の継続性の確保
・従業員のストレス軽減
早速、順番に見ていきましょう。
【在宅勤務のメリット①】業務効率・生産性の向上
在宅勤務の場合、一人で作業を行うために自分の作業に集中することが可能です。
オフィスで作業をしていると以下のような予定外の業務が加わることが多々あります。
・電話対応
・来客対応
・ミーティング
・他の従業員からの相談
上記のような業務全てに対応していると予想以上に時間が取られていて、自分の業務は定時を過ぎてからになってしまうという方もいいるかと思います。
しかし在宅勤務であれば、予定外の業務への対応がないことで集中力を維持でき、結果として業務効率や生産性の向上につながります。
【在宅勤務のメリット②】運営コストの削減
在宅勤務を採用することで、企業側は以下のようなコストを削減することが可能です。
・オフィスの水道光熱費
・コピー機の用紙・印刷の費用
・従業員の通勤にかかる定期券代
・従業員全員分のデスクなど設備を用意する費用
・従業員全員を収容できる広さのオフィスの費用
上記のようなランニングコストは従来、削減することが難しいと考えられてきました。しかし、在宅勤務を取り入れれば削減することが可能でしょう。
在宅勤務を行うための環境を整える費用はかかりますが、長い目で見れば運営コストを削減できることは企業にとって大きなメリットと言えます。
【在宅勤務のメリット③】良質な人材の確保
在宅勤務は労働時間短縮制度などと組み合わせることで、より従業員の生活に合わせてたスタイルを提示することが可能です。
出産・育児・介護や配偶者の転勤などを理由とした離職率を減少させ、経験豊富な従業員を失うことがありません。また、在宅勤務は勤務地の制限がないため、通勤が困難な距離の人材であっても採用できるので、スキルを持った良質な人材と企業がマッチしやすい制度でもあります。
企業としては戦力の大幅な低下を避けることができ、従業員は自身のライフスタイルに合った働き方が可能となります。これは双方にとってのメリットでしょう。
【在宅勤務のメリット④】企業イメージの向上
働き方改革を積極的に取り入れている企業は従業員にとって働きやすく、企業イメージのアップにも繋がります。
先ほどの「良質な人材の確保」の項目でも触れましたが、在宅勤務はライフスタイルに合った働き方と言えるでしょう。プライベートの時間も確保もしやすく、趣味や家族との時間を作ることが可能です。
ライフワークバランスの整った環境であるということは、仕事とプライベートの両立をしたいと考えている人達に向けて、企業の魅力としてアピールができます。
【在宅勤務のメリット⑤】事業の継続性の確保
予め、在宅勤務を取り入れている、もしくはすぐに在宅勤務に切り替えられる準備をしておけば以下のような緊急時にも事業を継続できます。
・地震や大型台風などの自然災害時
・インフルエンザや新型コロナウイルスなど感染症蔓延時
交通網が麻痺してしまった場合や、オフィスが被災してしまったなどの場合でも、PCとインターネット環境があれば従業員は仕事をすることができるので事業への支障を抑えることができます。さらに感染症の拡大を抑えることにも繋がると同時に、従業員の身も守ることが可能です。
これらを踏まえると企業側・従業員側共にメリットと言えるでしょう。
【在宅勤務のメリット⑥】従業員のストレス軽減
在宅勤務を取り入れることで、従業員のストレスの軽減に繋がる場合もあります。
通勤時間がゼロになることで、今まで通勤時間に費やしていた時間を睡眠時間や、朝食を摂る時間に充てることができるためです。さらに朝の満員電車を避け、通勤に伴う体力と時間の消耗からも解放されます。
通勤のストレスや疲れがない状態で仕事に向かえば、その分効率やモチベーションも上がることでしょう。
もちろん、通勤以外にも人間関係によるストレスや、「上司が帰らないと自分も帰れない雰囲気」も対面しないことで回避できます。
このように在宅勤務は従業員のストレスの軽減に繋がっていくため、従業員側にもメリットがあります。
3,在宅勤務のデメリット
在宅勤務にはメリットがあると同時に、デメリットもあります。大きなデメリットは主に5つです。
・セキュリティ管理の難しさ
・労務管理の難しさ
・生産性の管理の難しさ
・業務上のコミュニケーション不足
・正当な評価を受けられない場合がある
では、順番にみていきましょう。
【在宅勤務のデメリット①セキュリティ管理の難しさ】
在宅勤務では従業員の自宅で仕事を行うので、業務に関係するデータを持ち出す場合もあるでしょう。
そのため在宅勤務中に利用するノートパソコンなどのデバイスには、ウイルス対策ソフトの導入やパスワード設定などを万全に施す必要があります。情報漏洩のリスクを下げるためにはセキュリティに関するルールを作成するだけではなく、従業員にもしっかり教育しなければなりません。
【在宅勤務のデメリット②】労務管理の難しさ
在宅勤務は上司が直接確認することができないので、労務管理が難しくなります。
そのため、業務中はWebカメラをつけておいたり、在席確認ツールを利用したりと勤務時間や残業時間、休憩時間などをきちんと把握できる仕組みが必要でしょう。
【在宅勤務のデメリット③】生産性の管理の難しさ
在宅勤務の場合、自己管理が上手くできない従業員の場合には生産性が低下してしまう場合もあります。
そのため、企業側は従業員個人の強い意志や、自己管理能力に頼らない仕組みを考える必要もあります。
【在宅勤務のデメリット④】業務上のコミュニケーション不足
在宅勤務では一人で集中して作業が行えますが、逆に顔を合わせてやりとりをしないためにコミュニケーションが不足しがちです。
メールなどの文章だけのやりとりでは正しく指示が伝わらなかったり、連絡が遅くなってしまうケースも考えられます。人によっては疎外感や孤独感を感じてしまうこともあるでしょう。
【在宅勤務のデメリット⑤】正当な評価を受けられない場合がある
在宅勤務では上司と同じ空間にいないために、上司は従業員の業務の進捗を直接見ることができません。そのため成果物や結果だけで評価をされてしまい、実際の苦労や貢献は評価に汲み取ってもらえない場合が考えられます。
4,在宅勤務制度を導入する際のポイント
在宅勤務を取り入れる際にはいくつかポイントがあります。いくつかピックアップして紹介していくので、ぜひチェックしてみてください。
在宅勤務を導入した際にトラブルが起きそうな部分は入念に検討しましょう。
【在宅勤務制度を導入する際のポイント①】導入目的の明確化
まずは在宅勤務制度を導入する目的を明確にしましょう。
・生産性の向上
・優秀な人材の確保
・事業の継続性の強化
上記は一例です。在宅勤務を導入するメリットは複数ありますが、その中から特に自社の目的とするものを改めて定めておく必要があります。
【在宅勤務制度を導入する際のポイント②】テレワーク導⼊モデル企業類型を把握する
総務省が作成している「テレワーク導入モデル」を確認し、自社がどこに分類されるのか確認しましょう。
テレワーク導入モデルとは、業種と従業員数の2軸で企業類型を7つに分類したものです。それぞれの導入ステージでの課題や対策について事例を含めて解説がされています。自社がテレワーク導入に際して今後、直面する課題とその解決策を事前に把握しておくと今後の指針を決めやすくなります。（参照5-6ページ：https://www.soumu.go.jp/main_content/000616262.pdf）
【在宅勤務制度を導入する際のポイント③】導入範囲の明確化
在宅勤務を導入する範囲を検討しましょう。職種や部署によっては在宅勤務を導入すると業務を進められない場合もあるので、まずは「適用する範囲」を決定することが必要です。
その後、役職者から始める、もしくは通勤距離が長い人から始めるなどの「適用する順番」を決めるとスムーズでしょう。
【在宅勤務制度を導入する際のポイント④】環境の整備
在宅勤務を行うために必要な環境の整備を整えましょう。
以下の他にもテレワーク導入モデルにて確認された課題をクリアできるようにルールを検討、確立した後、従業員に周知、教育を行うことが必要です。
・勤怠管理方法を定める
・在宅勤務に関する就業規則を定める
・評価方法の明確化
・セキュリティの強化
・ICT環境を整える
主に上記の5点は事前に検討し、ルールを確立しておくと良いでしょう。
環境を整備する際には機材の準備を含め、非常に多くの費用が発生します。在宅勤務制度を継続していくためにかかるランニングコストも合わせるとかなりの金額が動くことになります。そこで費用を抑えるために「テレワーク助成金」を利用することも検討してはいかがでしょうか。
テレワーク助成金・補助金は省庁や都道府県単位で実施されています。一定の条件を満たしている企業であれば、申請後、審査に通れば受け取ることができるものです。利用できるものがあれば積極的に利用すれば、在宅勤務導入時のコストを抑えることができます。
5,まとめ
今回の記事では在宅勤務についてご紹介してまいりました。
導入の際のポイントについても触れてまいりましたので、ぜひご参考にしてみてくださいね。
在宅勤務はポイントを抑え、デメリットに対する対策を行った上で導入すれば企業側、従業員側共に多くのメリットがある働き方です。一度、導入を検討してはみてはいかがでしょうか。
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