新型コロナウイルスの流行で、現在多くの企業で利用が促進されているテレワーク。オフィスへの出社を控えることができることはもちろん、業務の効率化など様々なメリットがあります。
しかしその一方で、一歩使い方を間違えれば様々な問題・トラブルを引き起こしてしまうようなデメリットも多く見受けられます。そこで今回は、テレワークにはどのようなデメリットがあり、何をすれば解決することができるのか、詳しくご説明していきます。
テレワークとは
テレワークとは厚生労働省によって「ICT技術を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。
なお、リモートワークとよく似た似た言葉として知られている「テレワーク」。
リモートワークとは、遠く、遠隔のという意味を持つ「remote」と仕事、労働の意味をおつ「work」という2つの単語を繋げた言葉です。
パソコンとインターネットを利用し、メールやWeb会議、チャットツールなどでコミュニケーションをとりながら、オフィス以外の場所でも同様に業務を行うことを指します。
またIT用語としての「リモート」は離れた場所にある二つがネットワークなどを通じて結ばれている、という意味です。
そのためIT業界やベンチャー企業では馴染み深く、多用されている傾向があります。
2つの違いは定義の有無です。
しかし、リモートワークにははっきりとした定義は現段階では決められていません。
リモートワークもテレワークも「会社以外の場所で働く」という言葉の意味に大きな違いはなく、同義語として利用して問題ないでしょう。
テレワーク導入の現状について
新型コロナウイルスの流行やそれに伴う緊急事態宣言の発令などで、多くの企業がテレワークの導入を検討していたかのように思われがちですが、蓋を開けてみると、2020年６月の時点で約30%の企業が未だテレワークの導入に踏み切れていないという現状が挙げられます。（テレワークの実施状況における緊急アンケート,東京商工会議所を参照）
このような現状を引き起こしている理由として、テレワーク導入の費用や手間が大幅にかかってしまうことや、テレワークを行うにあたり、様々な課題点があることが挙げられます。
それでは、具体的にテレワークにはどのような課題点があるのでしょうか。
テレワークの問題点と解決方法
テレワークの主な課題点として、以下のようなものが挙げられます。
・コミュニケーションが取りにくい
・勤怠管理の難しさ
・情報漏洩のリスク
・生産性が低下する恐れ
それぞれについての説明と、対策も紹介していきます。
コミュニケーションが取りにくい
テレワークは性質上、コミュニケーションがメールやチャットになるので顔を合わせる機会がなくなり、コミュニケーションが不足しがちです。
信頼関係の構築が難しく、業務に関係する連絡が遅くなったり、連携が取りにくくなってしまうこともあるでしょう。
また業務の進捗の確認が難しくなるため、全て結果だけで判断されてしまうことがあり正当な評価が受けにくくなるケースもあります。
対策としてはビデオ通話を利用して、上司と顔を合わせた状態で定期的に業務報告などを行う。またはチャットツールを積極的に利用してタイムリーな状況を部署内で共有すると良いでしょう。
勤怠管理の難しさ
テレワークは勤務実態の把握が複雑になるため、確認しにくくなってしまいます。
オフィスにいれば、出社と退社したかの把握は簡単ですが、テレワークではその場にいないために会社側での把握が難しいです。
対策としては勤怠管理システムなどを利用したり、PCや会社のシステムにログインしている間は勤務時間にするなどルールを作り、可視化することで解決できるでしょう。
情報漏洩のリスク
テレワーク中は仕事のために業務に関係するデータを外部に持ち出すことになります。
そのため、リモートワークの導入時にはセキュリティに対して、企業側だけでなく従業員の意識を向上しなければなりません。
対策としては企業側が、セキュリティソフトの導入や社外からのアクセスはVPNに限定したり、SNSとの連携をできなくするなどする必要があります。
また、テレワークを行う従業員それぞれがセキュリティに対する知識を持ち、データを扱うことも徹底しましょう。
生産性が低下する恐れ
テレワークは従業員側がスケジュールやタスクの管理がきちんとできないと、かえって仕事の生産性が低下してしまうこともあります。
・休憩時間を長く取りすぎてしまう
・気が緩んでだらだら仕事をしてしまう
・オフィス勤務よりも仕事に集中しすぎて寝るのが遅くなってしまう
上記のような事態に陥らないためには従業員側が自ら環境を整えることも重要です。
また企業側としては定期的な面談や報告の機会を設けることで、リモートワーク中の業務内容についても把握することが対策になるでしょう。
テレワークは導入するべき？？
ここまで、テレワークのデメリットについて説明してきましたが、もちろんデメリットだけでなく、コスト削減、生産性・業務効率が高くなる、優秀な人材を確保しやすい、緊急時の事業の継続性、ストレスの軽減といったような様々なメリットも挙げられます。
今回ご紹介したようなツールやアプリを用いてしっかりと課題点に対する対策を行うことで効率的にテレワークを行い、多くのメリットを享受できるようになります。
多くの企業にとって一度検討をしてみても良いのではないでしょうか。
まとめ
今回は、テレワークのデメリットや問題点についてご説明しました。
働いている方をコロナウイルスから守ることができるだけでなく、しっかりとした利用をすれば様々な恩恵を受けられるテレワーク。今回の記事を参考に、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、QQLNEでは、今回ご紹介したような業務効率化ツールに関するセミナーや、G Suiteの導入支援を行なっています。
ご利用を検討されている方は、ぜひ下記ページからご連絡ください。
