コミュニケーションツールとは？特徴やメリットを簡単解説！

仕事を行う上で必要不可欠なコミュニケーション。そんなコミュニケーションを円滑に行うようにすることで業務効率化を図ろうとしている企業が増加して気ています。

今回は、そんなときに役立つコミュニケーションツールについて、概念やメリット、おすすめのものをご紹介していきます。

コミュニケーションツールとは

コミュニケーションツールとは、意思・会話の促進や、情報の共有のため利用されるツールです。

最近は、メール以外にも様々な種類のコミュニケーションツールが存在し、多くの企業で既に導入されています。

コミュニケーションツールの役割

さて、そんなコミュニケーションツールですが、導入することで具体的にどのようなことができるようになるのでしょうか。一般的な役割として以下のようなものが挙げられます。

社内コミュニケーションの活発化

多くのコミュニケーションツールで、社内SNSやチャット機能など、社内のコミュニケーションを活発化させてくれるような機能が揃えられています。

オリジナルのスタンプを作成できるものなど、エンターテイメント性に富んだものも存在し、無理なくコミュニケーションを活発化させることができます。

情報共有が容易に

コミュニケーションツールを用いることで、情報の共有も簡単に行うことができるようになります。

チャットや通話などで情報交換ができるのはもちろん、様々なファイルをチャットスペースにアップロードすることも可能なため、離れた場所にいる相手と仕事をすることもできてしまいます。

離れたところにいても会議に参加できる

多くのコミュニケーションツールで、グループ通話やビデオ通話機能が備えられているため、離れた場所にいる相手とも簡単に会議を行う事ができるようになります。

これによって、業務効率化の他にテレワークの促進にも役立ってくれます。

コミュニケーションツール導入時の注意点

次に、コミュニケーションツールを実際に導入する際に注意しなければいけない点についてご紹介いたします。

以下のような点に注意しなければ、せっかく導入したコミュニケーションツールが意味をなさなくなってしまうかもしれません。

それぞれの企業にあったコミュニケーションツールを選ぶ

一口にコミュニケーションツールと言っても様々な種類のものが存在しており、ものによって利用できる機能や使い勝手なども様々です。

コミュニケーションツールを導入する際には、「何を解決したいのか」、「どのようなものを使えば効果的に解決できるか」ということをしっかりと考慮するようにしましょう。

コミュニケーションツール導入時に社員に掛かる負担を考慮する

導入時に社員に掛かる負担が大きすぎると、せっかく導入したコミュニケーションツールの利用が定着しない可能性があります。

そこで、「既存のツールとの相性は良いか」、「使いやすい機能が揃っているか」といったことを、社員へのヒアリングなどを通してしっかりと確認するようにしましょう。

セキュリティの安全面を考慮する

現在、多くのコミュニケーションツールでクラウドが用いられています。

その特性上、ネット上で社内の情報を保管することになるため、しっかりとセキュリティの安全性を考慮することをおすすめします。

コミュニケーションツール14選

Slack

特徴

Slackは多くの企業で導入されている、コミュニケーションツールです。

大きな特徴として第一に挙げられるのがその使いやすさです。シンプルながら、チャットの投稿後の修正や様々な外部ツールとの連携機能など、使いやすい機能が揃得られています。

さらにエンターテイメント性に富んでいるのも人気の理由といえるでしょう。

コミュニケーションツールとしての機能をただ備えているだけでなく、オリジナルの絵文字を作成できたり、チャットルームを自分好みにカスタマイズできたりなど、思わずコミュニケーションとりたくなるような工夫が至るところに施されています。

料金

Chatwork

特徴

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供しているコミュニケーションツールです。

豊富な機能を取り揃えており、社内・外を問わず様々なコミュニケーションの場に利用することができます。さらに、Gmailなどの外部ツールとの連携も可能。様々な側面から業務効率化を促進することができます。

フリープランでもユーザー数に制限なく利用できるのも嬉しいポイントです。

料金

InCircle

特徴

InCircleは、AI CROSS株式会社が提供しているコミュニケーションツールです。

コミュニケーションツールとしての基本的な機能に加えて、AIを利用した離職防止ソリューションや、充実した管理機能が揃えられています。

しかしその一方で、グループウェアのような業務効率化に役立つような機能は備えられていないため、「企業にどのような機能が必要か」ということを検討してから導入するようにしましょう。

料金

direct

特徴

directは、株式会社L is Bが提供しているコミュニケーションツールです。

チャット時の機能が豊富で、様々な種類のスタンプやファイル添付機能、既読・未読機能などが備えられています。

さらに、ユーザー権限の決定やメンバー数、ストレージ使用料の確認などk氏管理機能も充実しています。シンプルで使いやすいコミュニケーションツールをお探しの企業におすすめです。

料金

WowTalk

特徴

WowTalkは、ワウテック株式会社が提供しているコミュニケーションツールです。

”「働き方改革」は「コミュニケーション改革」から！”というコンセプトを基にして作られたコミュニケーションツールであり、業務効率化やコスト削減を図れる様々な機能が備わっています。

個人単位で各機能のカスタマイズが可能で、それぞれにあった使い方ができる柔軟なコミュニケーションツールといえるでしょう。

料金

・プラン

・オプション

LINE WORKS

特徴

LINE WORKSは、LINEが提供するコミュニケーションツールです。

ビジネス版LINEと銘打たれている通り、使い勝手は普段のLINEのまま、ビジネスの為に用意された様々な機能を利用することができます。

セキュリティにも力を入れており、安心して利用することが可能です。

料金

・プラン

・オプション

Talknote

特徴

Talknoteは、Talknoteが提供しているコミュニケーションツールです。

チャットやタスク管理に加え、各社員のやり取りやコミュニケーションを分析する事で、モチベーションやコミュニケーション量を可視化するシステムや、離職意向検知、オーバーワーク検知など、他のコミュニケーションツールには見られない機能が揃えられています。

料金

個別見積り

Trello

特徴

Trelloは、タスクの管理や可視化に役立つツールです。

様々なタスクやプロジェクトを、フローごとにグループ化することで、管理しやすくすることができます。

無料プランでも十分機能が充実しているため、コストパフォーマンスが高いのも特徴です。「無料でコミュニケーションツールを利用したい」という企業や、個人で利用する方にもおすすめのコミュニケーションツールです。

料金

Trelloの料金プランはドルで設定されています。

G Suite

特徴

G SuiteはGoogleが提供しているサービスです。

Hangoutsと呼ばれる、チャットやビデオ通話などの機能が備わっていサービスはもちろん、共有可能なカレンダー機能やG mailなど、単なるコミュニケーションツールとしての機能だけでなく、業務効率化を促進してくれるものが揃えられています。

ドキュメントやスプレッドシートは、リアルタイムでの共同編集が可能なため、離れた場所にいる相手とも仕事を行うことができます。

料金

Chat&Messenger

特徴

Chat&Messengerは、株式会社Chat&Messengerによって提供されているコミュニケーションツールです。

複数人で同時に利用できるビデオ通話機能や、通話中のデスクトップ画面共有機能などユーザー目線で考えられた使いやすい機能が揃っています。

こちらも無料プランでもユーザー数の制限なく利用可能。さらに利用開始時に社内ユーザーを自動で認識してくれるため、面倒な設定も必要ありません。

手軽に基本的な機能が揃ったコミュニケーションツールを利用したいという企業におすすめです。

料金

Microsoft Teams

特徴

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供しているコミュニケーションツールです。

コミュニケーションツールとしての基本的な機能の他に、ファイル管理機能なども揃えられています。Office365へのアップグレードも可能なため、「グループウェアとしての機能も欲しい」という企業にはおすすめのコミュニケーションツールです。

料金

MIcrosoft teamsは、Office365の無料版として位置づけられています。

より多くの機能やストレージ容量を希望する場合は、Ofice365へアップデートしてみてはいかがでしょうか。

Stock

特徴

Srockは、株式会社リンクライブが提供しているコミュニケーションツールです。

“驚くほど簡単に「チームの情報ストック」と「タスク管理」ができる”という○○をコンセプトにしており、チャットツールとしての機能を高めながら、情報管理の容易さ・確実性を追求した機能が揃っています。

「通常のチャットツールだと、情報が即座に流れていってしまう」、「タスク管理をもっと手軽に行いたい」とお悩みの企業鬼おすすめのコミュニケーションツールです。

料金

enclo

特徴

encloは、メインソリューション株式会社が提供しているコミュニケーションツールです。

1番の特徴としてありがとうございました。挙げられるのがその使いやすさ。LINEを彷彿とさせるような使用感で、初めて利用する方でもすぐに使いこなせるようになるのではないでしょうか。

さらに、手書きのテキストやスタンプを祖往診することも可能で、効果的に社内コミュニケーションを活発化させることができます。

料金

asana

特徴

asanaは、タスク管理やチーム管理など、様々な機能が揃えられたコミュニケーションツールです。

高いカスタマイズ性と使いやすさで、日本だけでなく海外でも人気を博しています。

料金

まとめ

今回は、コミュニケーションツールに関して、その概念からメリットや注意点、おすすめのものをご紹介しました。

単にコミュニケーションを活発化させるだけでなく、業務効率化やコスト削減まで行えてしまうコミュニケーションツール。ぜひこの記事を参考に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、 QQLNEでは、今回ご紹介したような業務を効率化させるツールに関するセミナーや、G Suiteの導入支援などを行っています。ご利用を検討されている方は、ぜひ下記ページからご連絡ください。